Как составить план проекта и оправдать ожидания команды и стейкхолдеров

Remember The Milk

Многие программы цепляют своим названием, но, по сути, не дают ничего полезного и интересного. О рассматриваемом софте, подходящем для планирования дел, этого не скажешь.

Интересная разработка для планирования, позволяющая сохранять данные в облачном хранилище. Присутствуют функции синхронизации, сенсорный ввод, пользовательские теги и списки.

К значимым достоинствам относятся такие:

• рабочие процессы можно контролировать за счёт многопользовательского режима и сортировки;
• задачи и задания связаны контактами и геолокациями;
• система напоминания работает совместно с большим числом сервисов, включая Twitter.

Ещё эта программа, предназначенная для планирования собственных дел и задач, многоплатформенная. То есть она работает практически со всеми ключевыми операционными системами, включая даже BlackBerry. Подойдёт для ПК и смартфонов.

ВНИМАНИЕ. Программа может отправлять напоминания о важных и приближающихся делах с помощью электронной почты, мессенджеров и SMS.. Как и у многих программ, есть платная и бесплатная версии

Как и у многих программ, есть платная и бесплатная версии.

Планировщики для всех платформ

Todoist и Wunderlist можно назвать идеальными: ими удобно пользоваться, они безопасны и функциональны, работают на всех платформах, хранят данные в «облаке» и имеют бесплатные версии.

Красивый, интуитивный и удобный планировщик для всех платформ. Есть бесплатная версия, но все преимущества открываются в «Премиум-аккаунте». Стоимость демократичная – 2190 рублей в год.

Что крутого?

– Воздушный интерфейс. Пожалуй, лучший интерфейс из всей нашей подборки. Пользоваться им легко и приятно.

– Деление проектов на категории (личные, рабочие и так далее). Быстро перемещайтесь по категориям и ищите нужные задачи. А если потребуется – ставьте в каждом проекте несколько задач.

– Дайджест задач. Никаких сложных календарей – есть задачи на сегодня и ближайшие 7 дней.

– Режим «Карма». Эдакий бой с тенью – выполняете задачи, зарабатываете баллы и получаете уровни: Новичок, Любитель, Эксперт, Мастер и Гуру.

– Совместные задачи. Делитесь задачами с коллегами или членами семьи и контролируйте их выполнение.

– Горячие клавиши. Создавайте новые задачи или перемещайте элементы при помощи сочетаний клавиш.

– Интеграция в «умные» часы. Сервис отправляет уведомления на Android Wear и Apple Watch.

Доступно на «Премиум-аккаунте»:

– Напоминания. Сервис напомнит о задаче за 0, 10, 30 минут или за 1, 2 часа по SMS или на почту.

– Заметки. Добавляйте важные комментарии и прикрепляйте файлы – pdf, таблицы или фотографии.

– Метки. Что-то вроде хэштегов. Например, добавьте метку @почитать, чтобы быстро искать книги, которые хотели прочесть.

– Оповещения по GPS. Очень классная штука – получаете оповещение о задачах, когда приезжаете или уезжаете из определенного места. Например, проезжаете рядом с налоговой – приходит напоминание: «Отнести документы по ЕНВД в налоговую».

Минусы:

– Не более 200 проектов. Даже в «Премиум-аккаунте» количество проектов ограничено. Так что, если задач у вас очень много, рано или поздно от чего-то придется избавиться.

Todoist – определенно один из лучших таск-менеджеров и попробовать его стоит обязательно. Cамый простой способ – веб-версия. Перейдите на todoist.com, зарегистрируйтесь или войдите при помощи гугл-аккаунта. Или можете скачать Todoist на компьютер.

Еще один универсальный планировщик. Он умеет практически все то же самое, что и Todoist, – создавать совместные задачи, делить проекты на категории, присылать напоминания. Но кое-чем все-таки отличается.

Что крутого?

– Подсказки. Нового пользователя встречают всплывающие и анимированные подсказки. На первых порах думать не надо – надо следовать советам.

– Голосовые команды. Можно добавить новую задачу, просто наговорив ее в микрофон.

– Бесконечные задачи (в Pro версии). Создавайте такое количество задач и подзадач, какое вам заблагорассудится, – ограничений нет.

– Бесплатные функции. В отличие от Todoist здесь даже в бесплатной версии можно оставлять заметки, комментарии и прикреплять файлы. В неограниченном количестве.

– Дедлайны. Установите сроки выполнения задач, чтобы ваша команда выполняла проекты вовремя.

Минусы:

– Высокая стоимость. Годовая Pro версия стоит 50 долларов – примерно 3 248 рублей по текущему курсу. При прочих равных, совершенно не ясно, зачем переплачивать, когда можно купить Todoist.

Как сделать свой план развития?

Планирование начинается с осознания жизненных ожиданий в главных жизненных направлениях. Опять сначала понимание собственных приоритетов, а уж потом цели и планы. Иначе есть риск  потерять интерес к результатам, так их не достигнув или, достигнув, разочароваться.

Поэтому перед началом планирования первый шаг – понимание результатов, на достижение которых будут направлены главные силы.

Если речь идет о плане саморазвития, запишите, чего вы хотите от жизни через 25 лет. К каким из этих достижений  вы придете уже через 10, 5 лет?

Эта работа, кажущаяся простой на первый взгляд, помогает понять, что на самом деле важно и чего (каких свершений) мы от себя ожидаем. Второй шаг – осознание, что любые результаты – итог регулярной работы на их достижение

Этот процесс подробно описан здесь

Второй шаг – осознание, что любые результаты – итог регулярной работы на их достижение. Этот процесс подробно описан здесь.

Третий шаг – стратегия достижения результата. Это обобщенный план движения от текущих (сегодняшних) личных результатов к желаемым. Чтобы лучше понять суть вопроса, есть специальный материал «Стратегия и тактика. Кто главнокомандующий в вашей жизни?», для отработки практического умения проект «Секреты хорошего планирования или как создать план саморазвития».

Четвертый шаг – план саморазвития на год, месяц, неделю. План работы для последующих промежутков времени является частью предыдущих. Например, план работы на год – часть пятилетнего плана, план работы на месяц – часть годового, на неделю – месячного. В этих планах, привязанных ко времени (неделя, месяц, год) отражаются конкретные дела (действия), которые в совокупности приведут к желаемому результату. Для лучшего понимания и практического развития умения в проекте «Секреты хорошего планирования или как создать план саморазвития» материал «День восьмой».

Чтобы планирование стало системой, а не одноразовыми набросками, важно, чтобы ежедневные дела были подчинены достижению больших желаемых жизненных результатов. Для этого в соответствии с приоритетами, строится стратегический долгосрочный план, отражающий крупные этапы движения к целям, согласно нашим жизненным ожиданиям

Он конкретизируется тактикой ежедневных дел, которые в совокупности шаг за шагом последовательно приведут к  глобальным результатам.

Все вышесказанное можно проиллюстрировать понятным примером.

Вы мечтаете построить собственный дом. Пока это мечта, на основе которой вы ставите цель, что через четыре года на дачном участке возведете двухэтажный дом по готовому проекту.

Дальше стратегический план, в котором:

• первый год – внешние коммуникации и фундамент;
• второй год – стены и крыша;
• третий год – окна, двери, внутренние коммуникации;
• четвертый год – внутренняя отделка.

Каждый крупный период (год) в стратегическом плане – только направление работы. А дальше в оперативном плане (на год, месяц, неделю) ближайшее направление детализируется через реальные действия. К примеру, планируя в первый год залить фундамент, нужно: разметить расположение фундамента на участке, выкопать котлован, поэтапно залить фундамент. Таким образом, направление сделать фундамент обрастает реальными делами, выполняя их друг за другом, вы в итоге получите результат первого года работы – фундамент под дом. Результаты каждого этапа на протяжении четырех лет сложатся в решение цели – готовый дом на дачном участке.

План саморазвития подобен плану вашей новой стройки – строительству самого себя. Ничего не берется из ниоткуда. Для любых изменений нужны время и работа над собой, воля и характер. А цели и планы помогут выкристаллизовать вектор движения и облегчить, подобно карте, путь в незнакомой местности.

Узнать подробнее о марафонах и обучающих программах можно здесь

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Елена Ветштейн

Any.do

class=»img-responsive»>Таск-менеджер позволяет сортировать задачи на 3 вида: по срокам (группировка по дням — сегодня, завтра и т.д.), по спискам, по приоритету (приоритетные задачи отображаются в начале списка). Если вы не очень любите печатать на смартфоне, то программа предложит воспользоваться микрофоном — все слова преобразуются в текст. Дополнительно к задаче можно набирать подзадачи, прикреплять файлы, устанавливать напоминания. Списками можно делиться с коллегами, друзьями и членами семьи. Программа отлично синхронизируется на всех устройствах.
 
Скачать приложение для iOS, для Android
 

Trello 

class=»img-responsive»>Приложение позволит не только создавать обычные списки дел, но поможет организовать рабочий процесс. В Trello все подается в виде пачек карточек. При этом каждая пачка показывает состояние любого проекта. В них можно проводить обсуждение с коллегами, устраивать голосования, загружать данные и файлы, ставить текстовые и цветовые метки. Идеально подходит для стартапов, домашних проектов и записей идей.
 
Скачать приложение для iOS, для Android
 

TickTick 

class=»img-responsive»>Органайзер с напоминаниями, списками дел и карманным ежедневником. Здесь легко и быстро создаются задачи, to do list. Программа работает как в онлайн, так и оффлайн режиме

Что приятно, можно устанавливать важность задач, а также привязывать дело к определенному месту. Например, вам нужно купить молоко, указываете адрес вашего магазина, и приложение напомнит о задаче, когда вы будете в 100 метрах от указанного адреса

К задачам также можно прилагать дополнения и комментарии, устанавливать время, добавлять других пользователей. TickTick интегрирован с календарем Google и синхронизирует задачи и заметки на всех устройствах.

 
Скачать приложение для iOS, для Android

MyLifeOrganized 

class=»img-responsive»>Еще одно легкое в использовании приложение для создания списков дел. При этом каждую задачу можно развлетвлять на более мелкие — так создается целое дерево, что очень удобно для ведения бизнеса. Заодно можно поставить конкретное время выполнения, установить повторяющийся цикл, поставить приоритет. Программа легко и просто синхронизируется на всех устройствах. А заодно отсылает умные напоминания, когда вы прибыли в необходимое место.

 
Скачать приложение для iOS, для Android
 

GTasks 

class=»img-responsive»>GTasks – удобный планировщик задач, которым легко управлять на разных устройствах. Интерфейс приложения очень простой: в панели главного меню есть все необходимое для создания задач (списки, настройки). К каждой задаче задается дата и время, можно установить режим повторения. Чтобы добавить новое задание необходимо написать его имя, также можно воспользоваться голосовым набором.
 
Скачать приложение для iOS, для Android
 

Do it 

class=»img-responsive»>Если вы не любите строить планы на будущее, но всегда записываете ближайшие дела, то приложение Do it станет вашим незаменимым помощником. Здесь все задачи планируются только на текующий день и на следующий. Ничего кроме. Интерфейс приложение такой же простой, как и его функция. Выглядит это как симулятор двух страниц записной книжки. С левой стороны располагаются задачи на сегодня, с правой — на завтра. С такой же простой вы помечаете завершенные задания (они просто зачеркиваются). Все наглядно и очень просто.
 
Скачать приложение для iOS, для Android
 

LeaderTask 

class=»img-responsive»>Простой планировщик для ведение дел как рабочих, так и личных. Приложение позволяет структурировать задачи и контролировать их выполнение. В бесплатной версии пользователю доступен следующий функционал: добавление, редактирование и маркирования задач, доступ к календарю на годы вперёд и многое другое. Вести приложение можно как онлайн, так и в оффлайн режиме — все синхронизируется через облако. Правки и изменения сразу же отображаются у всей группе, которая работает с данной задачей.
 
Скачать приложение для iOS, для Android
 

+ БОНУС

Топ самых популярных методов планирования

Матрица Эйзенхауэра

Метод приоритизации, который придумал Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США.

Матрица Эйзенхауэра

В основе метода лежит распределение дел по четырем категориям:

Важно и срочно — сделать. Сюда относятся задачи, которые необходимо выполнить в кратчайшие сроки

Например, сдать проект, от которого зависят дальнейшие действия компании или курсовую работу, дедлайн которой сгорит на неделе

Сюда относятся задачи, которые необходимо выполнить в кратчайшие сроки. Например, сдать проект, от которого зависят дальнейшие действия компании или курсовую работу, дедлайн которой сгорит на неделе.

Важно и несрочно — эта категория скорее о саморазвитии, которое необходимо для личностного роста. Изучение иностранных языков, занятия спортом, чтение полезной литературы — все, что не имеет четких сроков, но очень важно для человека

Изучение иностранных языков, занятия спортом, чтение полезной литературы — все, что не имеет четких сроков, но очень важно для человека. Неважно и срочно — здесь речь идет о ежедневных, рутинных задачах, которые носят по большей части бытовой характер

Неважно и срочно — здесь речь идет о ежедневных, рутинных задачах, которые носят по большей части бытовой характер. Готовка, стирка, уборка, ежедневная рассылка — все это можно делегировать, чтобы освободить время для более важных и срочных задач

Готовка, стирка, уборка, ежедневная рассылка — все это можно делегировать, чтобы освободить время для более важных и срочных задач.

Неважно и несрочно — на первый взгляд кажется, что эта категория в принципе не нужна. Однако здесь речь идет о досуге, который в свою очередь тоже нуждается в планировании, поскольку зачастую свободное время может быть сильно ограничено, а списки фильмов, книг и песен нужно не только пополнять, но и реализовывать

Однако здесь речь идет о досуге, который в свою очередь тоже нуждается в планировании, поскольку зачастую свободное время может быть сильно ограничено, а списки фильмов, книг и песен нужно не только пополнять, но и реализовывать.

Экономика образования

Дисциплина и структура: как правильно вести ежедневник

Метод Парето

Или «правило 80 на 20». Суть принципа, сформулированного итальянским социологом и экономистом Вильфредо Парето, состоит в том, что 20% усилий приносят 80% результата и, соответственно, 80% усилий тратится на 20% результата. Все зависит от того, насколько эффективно то или иное действие для достижения поставленной цели.

Особенно хорошо этот метод работает в повседневной жизни. Если грамотно распределить свое время на 20% необходимых задач, то это на 80% приблизит вас к цели. Метод Парето лучше применять в комплексе с матрицей Эйзенхауэра, начиная день с важных и срочных дел и постепенно двигаясь к менее важным, но более объемным.

Метод OKR

OKR расшифровывается как Objectives and Key Results — «цели и ключевые результаты». Эта методология больше относится к бизнес-планированию. В ее основе лежит эффективный контроль задач при реализации целей компании. Кроме того, методология подразумевает управление проектами для синхронизации индивидуальных и командных целей. Была разработана в компании Intel в 1960-х годах. Сейчас систему используют в таких компаниях как Google, Spotify, Twitter, LinkedIn, Airbnb и другие.

Джон Дорр, известный венчурный инвестор, партнер фонда Kleiner Perkins, стоявший у истоков внедрения OKR в Google, предложил такую формулу для постановки целей: «Я достигну ___________, что можно оценить с помощью ___________», где нужно вписать цель и ключевые результаты. Как пишет Фелипе Кастро в книге The Beginners Guide to OKR, последние должны быть количественными и измеримыми.

Фикс-тайм методы

Сюда относятся техники, при которых работа идет по таймеру. Одним из самых распространенных является метод Pomodoro, придуманный в 1980-х владельцем Cirillo Consulting (а в то время — студентом) Франческо Чирилло. Суть методики в том, что вы работаете 30 минут, после чего делаете пятиминутный перерыв. После четырех таких рабочих подходов, следует «большая перемена» в 30 минут.

Экономика образования

Методика Pomodoro: как управлять временем

Метод декомпозиции

Если задача слишком объемная, можно застопориться еще на начальных этапах ее выполнения. Чтобы этого не допустить, следует поделить ее на более мелкие шаги, таким образом станет ясно, с чего начинать и как достичь цели. Этот метод еще называют «поедание салями или слона по кусочкам». Поэтапное выполнение задач и конкретизация намного эффективнее при достижении глобальной цели.

Заметки и стикеры

Есть моменты, когда проще записать все по старинке – на бумажный стикер и наклеить на монитор. Так нужные моменты будут всегда перед глазами. Иногда мы используем и этот способ – если, к примеру, нужно зафиксировать порядок действий для постоянных задач или нужно что-нибудь быстро сделать, а создавать задачу под это в планнере займет больше времени, чем ее выполнить. 

Но чаще для таких быстрых задач удобнее пользоваться стандартным приложением «Заметки» на iPhone. Прекрасный способ для записи своих мыслей, сохранения нужной информации, составления списка всего за пару секунд.

Еще плюсы:

• удобный и приятный интерфейс;
• можно сразу же отправить созданную заметку по почте или СМС;
• есть поиск по заметкам;
• возможность создания интерактивного списка;
• функция сканирования документов из «Заметок», далее документ можно сохранить в облаке или экспортировать в формате PDF. Также в этот документ можно добавить текст, стрелки, фигуры, выделение, цифровые подписи и т.п.;
• можно закрепить самую важную заметку в верхней строчке списка;
• удобная синхронизация со всеми устройствами Apple.

Минусы:

ограниченный набор функций вряд ли позволит использовать приложение как полноценный планировщик рабочих задач.

Сравнение инструментов для планирования задач:

Параметры	Trello	Битрикс24	Todoist	Things3	Заметки и стикеры
Лучшее свойство приложения	Возможность добавлять абсолютно любые документы; синхронизация с сервисами Google	Полноценный набор функций работа над задачами командой с разными уровнями доступа работа по проектам	Легкий интерфейс и хорошая функциональность	Полноценно реализованный подход Getting Things Done	Простота и удобство
Сортировка задач по категориям	Доски, а внутри досок списки задач	Задачи можно ставить в «Группы» / «Проекты»	Есть	Задачи можно сортировать по нескольким свойствам: «Проект», «Область», «Тег»	—
Учет времени на каждую задачу	—	Есть	—	—	—
Совместное выполнение задач с другим пользователем	Можно открывать отдельные карточки задач для других пользователей (но сразу добавляется и к доске)	Можно открывать отдельные задачи (ставить пользователей «Наблюдателями»), можно настраивать права доступа к задачам внутри групп	Есть	—	—
Удобство интерфейса	8 из 10	9 из 10	10 из 10	10 из 10	10 из 10
Синхронизация на различных устройствах	Есть	Есть	Есть	Есть	Есть
Статусы выполнения задач	Можно ставить метки на карточки задач	Есть статусы выполнения, а также роли по каждой задаче	В рамках подписки	Есть некое подобие статусов задач: «Сегодня», «Планы», «В любое время», «Когда-нибудь», «Журнал», «Корзина»	—
Рост эффективности* от использования приложения	На 200%	На 500%	На 200%	На 500%	На 200%
Стоимость в месяц	Есть бесплатная версия и платные варианты: от $9.99	Есть бесплатная версия и платные варианты: от 990 руб.	Есть бесплатная версия и платные варианты: от 182,5 руб. (но оплата сразу за год – 2190 руб.)	Платное, 749 руб.	Бесплатно 🙂

*показатель эффективности субъективен и основан на личных наблюдениях сотрудников компании

В работе и личной жизни каждый пользуется своим набором инструментов. В любом случае выбор именно «своего» приложения значительно улучшит рабочий график и облегчит жизнь. Надеемся, что наша статья помогла вам определиться с выбором! 

Planfix

• Язык интерфейса: русский, украинский, английский

• Отображение задач: список

• Мобильная версия: есть

• Общение с коллегами внутри сервиса: есть

• Кому подходит: среднему и крупному бизнесу

Planfix — это платформа для управления предприятием и командой, позиционируется как сервис для среднего и крупного бизнеса. Позволяет организовать совместную работу над проектами, планировать и вести задачи, просматривать отчеты и хранить документы, а также принимать и обрабатывать заявки и обращения от клиентов. Доступны десктопная версия и версии для смартфонов на iOS и Android.

В Planfix есть восемь разделов:

1. Планировщик. Здесь сводка по задачам и активностям, а также блок для ведения ежедневника.

2. Проекты. Информация о существующих проектах, управление ими и создание новых.

3. Задачи. Каждая задача привязана к определенному проекту. Можно создать новую задачу и назначить исполнителем другого сотрудника или себя, отслеживать задачи, в которых вы выступаете наблюдателем, посмотреть список входящих и исходящих задач. В задачу можно добавить подзадачи и чек-листы, прикрепить документ, установить напоминание. Для задачи устанавливаются дедлайны, а если она не выполняется вовремя, необходимо отправить запрос постановщику на перенос сроков. Чтобы задача получила статус «В работе», нужно нажать «Принять». Также задачу можно отклонить.

4. Действия. История действий в Planfix.

5. Документы. Здесь можно хранить файлы: руководства, регламенты, инструкции, полезные материалы и т. д.

6. Отчеты. В этой вкладке уже есть стандартные отчеты, например, «Все задачи, завершенные сотрудниками на этой неделе», «Как быстро сотрудники принимают задачи» и т. д. Можно создать пользовательский отчет, добавив в него нужные параметры.

7. Контакты. Сюда можно записать контакты отдельных сотрудников, подразделений компании, клиентов и т. д.

8. Компания. Здесь хранятся данные о сотрудниках, рабочих группах, структуре компаний, график отпусков работников.

Членам команды в Planfix можно назначать роли, давать доступ только к определенным опциям. Доступна кастомизация рабочего пространства — для каждого подразделения или сотрудника можно задать свою цветовую схему, структуру разделов и логотип. Есть интеграция с полезными сервисами, такими как Яндекс.Почта, Telegram, SendPulse, Google Calendar и т. д.

В Planfix также удобно хранить информацию о клиентах, фильтровать их, объединять в группы, словом, использовать как CRM-систему. Общаться с клиентами и сотрудниками можно прямо из интерфейса системы, кликнув на телефон или адрес электронной почты.

В сервисе доступно четыре тарифа:

1. Бесплатный. Предоставляет доступ ко всем основным функциям, позволяет приглашать в команду до пяти человек и создавать до 10 проектов.

2. Профессионал, €2 в месяц за пользователя. Можно добавить до 99 сотрудников, количество проектов не ограничено.

3. Бизнес, €3,5 в месяц за пользователя. Можно добавить до 255 сотрудников.

4. Корпорация, €5 в месяц за пользователя. Можно добавить до 1000 сотрудников.

Как выглядит боевой план

В основу структуры боевого плана легла классическая матрица Эйзенхауэра (разделение задач на 4 квадрата по принципу «важно — не важно» по горизонтали и «срочно — не срочно» по вертикали). Вот как он выглядит (нажмите, чтобы увеличить):

Вот как он выглядит (нажмите, чтобы увеличить):

Изображение предоставлено автором

1. Сначала идут не срочные/важные задачи: у меня в плане они обозначены как стратегические. Это те задачи (проекты), выполнение которых существенным образом влияет на эффективность работы компании.

2. Вторая часть не срочных, но важных дел отводится самообразованию: чтение книг, статей, блогов, просмотр вебинаров, участие в форумах и т.д.

3. Третий блок — срочные/важные задачи, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу.

4. Четвертый блок — основная «текучка», ежедневные не срочные, но не менее важные задачи, которые могут стать срочными, если их не сделать заблаговременно.

5. Пятый блок — делегированные задачи, находящиеся у меня на контроле. На самом деле таких задач очень много, полный список хранится в CRM.

В боевой план — на контроль — попадают только самые важные и срочные из них. Остальные находятся в планах сотрудников, планируются и контролируются раз в месяц.

6. Шестой блок персональных задач или домашних дел. Я убедился, что невозможно заниматься тайм-менеджментом только на работе и управлять исключительно рабочими задачами. Если заниматься тайм-менеджментом, то всей жизни. Поэтому задачи из разряда «купить хлеб» и «покосить газон» попадают сюда. В этот же блок совсем недавно добавлено еще два подпункта:

• «Здоровье» — включен после вступления в местное бизнес-сообщество, где многие бизнесмены по утрам бегают и делают зарядку
• «Отдых» — после того как понял, что уже 2 недели не могу попасть на премьеру фильма просто потому, что этого не было в плане.

7. Седьмой блок — задачи с привязкой к месту или событию: съездить, встретиться, привезти, забрать, позвонить.

8. Восьмой блок — не срочные/не важные дела, которые можно выполнить, когда наступит удобный момент. Их можно назвать кайросовыми задачами (от греч. кайрос — благоприятный момент). В этот же блок могут попасть задачи, прилетающие ко мне в течение дня, из этого блока они обычно либо переносятся в один из блоков выше, либо вычеркиваются.

9. Девятый блок под названием «буфер» добавлен в боевой план месяц назад. Идея позаимствована в соцсетях. Блок связан не столько с планированием, сколько с подведением итогов дня, для поддержания правильного эмоционального состояния.

Какие преимущества дает боевой план для меня:

1. Помнить про главную цель и свой ценный конечный продукт.

2. Не забывать о саморазвитии и обучении.

3. Правильно расставлять приоритеты.

4. Контролировать делегированные задачи.

5. Держать под контролем домашние дела.

6. Заботиться о здоровье.

7. Быть гибким благодаря блоку кайросовых задач.

8. Запоминать необычные события.

9. Мыслить в духе win-win.

2 Строй список дел вокруг своих целей

Выработка привычки к ежедневному планированию — это одно. Другое дело — убедиться, что план действительно подталкивает тебя к достижению долгосрочных целей. Вот несколько шагов, чтобы это сделать.

Шаг первый: разбей свои большие цели на маленькие

Разбей свои масштабные цели на ежедневные задачи. Например, ты не можешь добавить пункт «привести себя в форму» в свой ежедневный список дел, но вполне реально записать в него такие задачи, как «потратить 30 минут на тренировку» или «пойти на вечернюю прогулку».

Проанализируй свои личные и профессиональные цели, когда садишься планировать свой день, и добавь задачи, которые приблизят тебя к достижению желаемого.

Шаг второй: посмотри на свою неделю в целом

Планирование дня начинается с рассмотрения всей недели в целом. Скорее всего, у тебя есть несколько целей, множество потенциальных задач для их достижения и только 24 часа в сутках. Это нормально.

В то время как некоторые цели выигрывают от ежедневных действий, работа над другими несколько раз в неделю может создать необходимый импульс. Так, ты можешь тратить три дня в неделю на тренировки, еще несколько — на работу над профессиональными проектами, а выходные посвящать выполнению своих личных задач.

Найди время в воскресенье вечером или в понедельник утром, чтобы подумать о предстоящей неделе в целом и оставь детали для ежедневных сеансов планирования.

Шаг третий: добавь в список обязательные задачи в последнюю очередь

Это шаг, с которого большинство людей начинает планировать свой рабочий день. В первую очередь они записывают обязательные встречи, срочные дела, а затем пытаются подогнать под них целевые задачи. Вместо этого подумай о том, чтобы приберечь этот шаг под конец. Таким образом, ты вынужден приспосабливать свои задачи к целям, а не наоборот.

Удобный список дел

Удобный список дел — Any.DO

Данное приложение имеет версии не только для iOS и Android, но и в качестве приложения для браузера Google Chrome. Any.DO имеет простой и удобный интерфейс. В мобильных версиях сортировать списки можно обычным перетаскиванием их элементов. Одно из преимуществ программы — задания можно проговаривать вслух, а мобильная версия воспримет сказанное и сохранит его в виде текстовой заметки. Есть поддержка и русского языка.

При добавлении задания Any.DO позволит перемещать задания в папки, помечать их важность, настраивать повторение задания, добавлять к нему расширенное описание. К заданию можно прикрепить элемент списка контактов, например, если добавляемая задача — это встреча с кем-то из знакомых или друзей

Одновременно с этим можно настроить отправку этому человеку уведомление о добавленной задаче. Благодаря этой возможности приложение Any.DO можно использовать как инструмент планирования задач для сотрудников небольшой компании.

В программе присутствует возможность установки геолокационных меток для задач и настройка напоминаний в соответствии с местом нахождения пользователя. Например, программа сможет напомнить пользователю купить определенные продукты, если он оказался в торговом центре или подскажет ему выкупить билеты на премьеру, если пользователь оказался возле билетных касс.

Очевидно, что список продуктов и напоминание нужно настроить заранее. В приложении Any.DO автоматически формируются задачи на основе пропущенных или отклоненных телефонных звонков, содержимое задачи — перезвонить по заданному номеру. Программа оснащена возможностями синхронизации данных между устройствами, а также — со списком задач Google Tasks. Также есть возможность хранить резервную копию созданных списков.

Плюсы: Есть голосовой ввод, геолокационные метки, синхронизация и оповещение других пользователей

Минусы: не всегда корректно локализованы пункты меню