Google docs онлайн для новичков

Гугл Докс (Google Doc) что это и что дает

Google Doc – это абсолютно бесплатный сервис, позволяющий пользователю работать с облачным хранилищем. Программное обеспечение разработано и внедрено в практику командой Google, так же предусмотрены мобильные версии для классических платформ Android и iOs.

Преимущества работы с приложением:

1. Бесплатное использование приложения, что значительно облегчает работу пользователя;
2. Автоматическое сохранение данных и медиа файлов в облаке. Даже если в работе компьютера случится сбой программы, все ваши данные останутся абсолютно целыми и неповрежденными файлами. Ведь, даже наличие функции «автоматическое сохранения» в Microsoft Office не является гарантией сохранности файлов;
3. Программа предусматривает самый простой путь обмена файлами, что значительно сокращает время на выполнение операций;
4. Наличие полезного функционала. Например, имеется возможность одновременной работы группы лиц над одним документом;
5. Отличная разработка в виде «горячих клавиш» с функцией возврата к изменениям в тексте;
6. Функция голосового ввода данных. В основе работы Google Doc лежит программа искусственного интеллекта с постоянным самообучением, в том числе, и русскому языку;
7. Совместимость. Приложение работает абсолютно на любом цифровом устройстве с установленным браузером;

Какие недостатки

1. Более медленная загрузка файлов. На выполнение операции понадобится больше времени. Кроме того, в работе отмечается зависимость скорости от объема файла;
2. Привязанность облачного хранилища к определенному аккаунту пользователя. К сожалению, этот факт является не только достоинством применения Гугл Документов, но и его недостатком. В случае потери аккаунта, вы автоматически теряете доступ к хранилищу файлов;
3. Полная зависимость от разработчика. Любой разработчик, даже такой гигант, как Google, может подвергнуться натиску со стороны контролирующих органов. Проблему можно решить, пользуясь функцией сохранения резервных копий;
4. Полная зависимость от наличия и скорости интернета. Для быстрой и комфортной работы с программой вам понадобится постоянный и стабильный доступ к интернету.

Как пользоваться сервисом Google Docs, возможности

Кликнув по иконке Гугл Докс в панели браузера открывается меню, в котором нажмем «Создать документ Word».

Появляется пустое окно самого обычного текстового редактора. Вставим или напечатаем какой-либо текст , еще его можно редактировать и форматировать. Инструменты вполне привычные.

По умолчанию документ сохраняется на диске компьютера в формате MS DOCX.

Справа находится синяя кнопка «Поделиться».

Как видим, совместная работа проводится в формате Google Документов. Соглашаемся, после обработки редактируемый файл открылся в новой вкладке браузера. Старая версия текста осталась в целости на компьютере.

Следует сказать, что инструментарий для работы в гугловском формате существенно шире. В том числе, появилась кнопка проверки орфографии, чего не было ранее.

Нажмем кнопку «Настройки доступа».

Здесь можно указать уровень доступа для людей, которым предоставляется право и возможность совместной работы над документом.

Здесь же можно получить ссылку на документ в облаке, чтобы отправить кому-либо через почту или в социальные сети.

Из меню этого редактора открываются возможности, сопоставимые с коммерческими офисами MS Office.

Работа с Таблицами

Нажимаем «Создать таблицу» и открывается очень мощный и многофункциональный табличный редактор, с математическими функциями, со средствами автоматизации и программирования макросов.

Табличный редактор Google не уступает профессиональным альтернативам и может использоваться в работе предпринимателей, коммерсантов, экономистов, бухгалтеров.

Данные можно оформить в красивые диаграммы, подготовить к печати, создать убедительные финансовые отчеты для руководства и надзорных органов.

Онлайн Презентации

Полезная и необходимая для бизнеса и образования возможность создания презентаций онлайн. Пригодится для продвижения новых продуктов, брендов и подготовки материалов для лекций в учебных заведениях.

Через меню «Файл» даем команду создать новую презентацию.

Справа выбор шаблонов оформления слайдов. Слева кнопка «+» для добавления новых кадров презентации.

Можно вставлять свои изображения, редактировать текст, использовать альтернативные шаблоны. Вполне профессиональный редактор презентаций.

Создание и редактирование Форм

Еще одна полезная функция Гугл Докс это создание форм для опросов, анкет, заказов товаров, сбора контактной информации, подготовки технических заданий по проектам.

Создается новая форма из меню «Файл» далее выбираем «Создать форму».

Опрос или анкету можно начать создавать с чистого листа либо выбрать из галереи готовых шаблонов по наиболее часто востребованным формам.

Вот у нас форма заказа на покупку футболки.

Все поля полностью редактируемым. Продавцу остается изменить шаблонные поля в соответствии со своими задачами и заменить фотографию товара. Этот шаблон можно переделать под карточку любого товара.

Данная функция создания форм поможет существенно облегчить и автоматизировать коммерческую деятельность в интернете. Например, можно использовать формы для создания опросов для посетителей сайтов и блогов.

Как сделать Опрос

Допустим, блогер решил узнать мнения своих читателей.

Как это сделать? В качестве основы можно взять из галереи шаблон для проведения тестов либо другой, какой больше подходит к особенностям опроса.

Как и в случае с другими формами необходимо отредактировать все поля на нужные и после окончания работы опубликовать на страницах блога готовый тест. Читателям нужно будет просто выбирать ответы из списка предложенных.

В опрос можно добавлять рисунки и даже видеоролики.

Когда ваш опрос готов, нажмите на кнопку «Отправить» в верхней части интерфейса редактирования форм. Откроется меню выбора, куда и кому, как отправить.

Веб-мастер или блогер могут здесь получить готовый HTML-код для вставки на страницах своего проекта.

Наконец, ссылкой на опрос в открытом доступе через интерфейс Google Docs можно поделиться с друзьями и знакомыми.

Таблицы

В Гугл Докс, так же как и в Words, можно вставлять в текст Таблицы. Для этого:

• я нажимаю в меню вкладку “Таблица” и выбираю пункт “Вставить таблицу”;
• выбираю необходимое количество строк и столбцов
• ввожу в ячейки текст и изображения.

Для изменения количества столбцов и строк или их удаления, я использую контекстное меню таблицы.

Для того чтобы изменить параметры строк и столбцов, можно навести курсор на линию и передвинуть в нужную сторону.

Для изменения цвета фона, цвета границ, ширины границ и стиль, я делаю активной ячейку, щёлкая по ней, и на панели появляются кнопки редактирования.

Для того чтобы изменить отступы, размеры ячеек, поменять параметры линий-границ, я использую в контекстном меню таблицы пункт “Свойства таблицы”, там это всё доступно для редактирования.

Нажав в контекстном меню “Удалить таблицу” можно полностью её удалить, а с помощью клавиши Delete можно удалить содержимое ячеек, выделив необходимые ячейки курсором.

Как редактировать или изменить документ, таблицу, презентацию

В процессе работы над файлами любого формата
(текстовый документ, таблица, презентация) нам неоднократно может понадобиться
редактирование данных. Какие инструменты предоставляет сервис для своих
пользователей:

• огромное меню, доступное любому пользователю после нажатия кнопки «редактировать». Такие наборы инструментов, как работа со стилями, форматирование текста, проверка орфографии – это лишь малая толика предоставленных пользователю опций;
• если вы редактируете документ в режиме on line, на Гугл Диске будет автоматически сохранена резервная копия вашего документа. В дальнейшем вы можете удалить лишний вариант документа, освобождая место в облачном хранилище;
• кроме того, сервис предусмотрел установку функции «Право на редактирование данных». Она будет вам полезна, если вы предполагаете разрешить работу над документом другому пользователю или вашей команде.

Как вы уже убедились, сервис Google Doc – максимально удобная, ориентированная на потребности клиента, пользовательская программа.

Функции Google Docs для работы с изображениями

Кроме привычной загрузки картинок и фото с компьютера, Google Docs предлагают следующие варианты добавления изображений.

Искать картинки из Google внутри Google Docs

Вы можете открыть строку поиска изображений в Google прямо в документе и добавить найденную картинку:

Поиск картинок из Google внутри Google Docs

Сделать снимок камерой или смартфоном

Вы можете сфотографировать объект и вставить фото в документ. Для этого нужно открыть на телефоне Google Docs в режиме редактирования и нажать плюс в верхнем меню:

Добавление картинки с помощью функции «Cфотографировать»

Добавлять изображения перетаскиванием

Перетащить изображения можно не только со своего компьютера, но и с любого сайта:

Добавление картинки перетаскиванием с сайта

Редактировать изображения внутри документа

Вставленные изображения можно отредактировать прямо в документе: обрезать, изменить цвет, сделать коррекцию прозрачности, яркости, контраста. Для этого нужно выделить изображение и выбрать функцию «Параметры изображений» в верхней панели. Инструмент обрезки изображения находится рядом:

Редактирование картинки внутри Google Docs

При поиске картинок в Google и работе с ними, помните об авторских правах. Если вы собираетесь публиковать документ с картинкой в интернете, нужно выбирать изображения с лицензией Creative Commons. Что это значит и как искать бесплатные изображения в Google, мы писали в одной из прошлых статей.

Возможности сервиса Гугл Документы

Кроме тех моментов, которые мы уже
рассмотрели, существует список интересных возможностей. Именно наличие этих
перспективных функций определяет особую популярность использования Google Doc среди пользователей:

• наличие функции «Опубликовать в интернете». При помощи одного-двух кликов вы легко можете отправить свой файл в сеть Интернет. Данная опция позволит вам значительно сократить время на ручное сохранение документа, его поиск и отправку при использовании приложения Office;
• исправление ошибок в тексте. Клавиша «Проверка правописания» запускает функциональное окно с расширенными возможностями: не только поиск различного рода ошибок, но и варианты их исправления и замены слов-синонимов;
• отличный инструмент для вставки ссылок в текст. Эта функция особенно важна для тех, кто создает тексты для веб-страниц, где наличие ссылок – зачастую обязательное условие;
• обширный ассортимент стилей с дополнительной возможностью самостоятельного моделирования вида текста;
• функция создания персонального словаря;
• удобный буфер обмена предоставляет вам возможность сохранения нескольких видов файлов одновременно (текстовые наборы, картинки, аудио файлы);
• функция расширенного поиска информации по тексту. Выполняется, либо через систему быстрых клавиш, либо путем применения инструментов рабочей панели;
• наличие встроенного переводчика с максимальным словарем. А разработка и внедрение искусственного интеллекта позволило значительно расширить возможности пользовательского приложения;
• доступность полноэкранного режима для работы над текстом;
• автоматическая вставка оглавления. Этой функции действительно нет даже в официальной версии Office, а ведь это весьма полезный функционал для студента, делопроизводителя, автора статей.

Приложение Google Doc имеет еще бесчисленное множество полезных
опций, предоставляемых абсолютно бесплатно.

Что такое Гугл Докс

Пакет программ Google Docs можно описать, как модуль расширений или плагинов к браузеру Chrome. Добавить плагины этого офисного пакета можно и в другие популярные браузеры – Opera и Mozilla Firefox.

На сегодняшний момент обозреватель Хром, считается самым быстрым, стабильным и функциональным, поэтому рекомендуется его скачать и установить, если этого не было сделано ранее.

Chrome достаточно быстро работает и не подвисает даже на более старых компьютерах при медленном интернете и на сегодня реально лучший.

Чтобы добавить в свой браузер облачный офисный пакет Google Docs, необходимо нажать на кнопку «Приложения» в левом углу верхней панели закладок Хром.

Наберите Google Docs и перед вами откроется нужное расширение. Остается его установить.

Нажмите “Add to Chrome” или «Добавить в Хром» в зависимости от локализации интерфейса браузера.

Далее следуйте предложенным шагам и пакет расширений офиса будет добавлен в обозреватель.

После завершения процесса проверки и установки, справа появится вот такое уведомление.

Отныне вы стали счастливым владельцем и пользователем совершенно бесплатного и полного офисного пакета Гугл Докс и можете редактировать любые документы, даже если на вашем компьютере нет вообще никакого текстового или табличного редактора.

Пользоваться офисом Google можно как в режиме онлайн, так и без подключения к интернету. А еще, вы сможете найти мобильные приложения офиса на своем смартфоне или планшете.

Очень удобно, можно начать работу над документами еще дома, когда спросонья пришло утреннее вдохновение, поработать за завтраком (если сломался телевизор и доступ к излюбленным новостям или сериалам ограничен.

Приходите на работу и включаете офисный компьютер. И вот у вас перед глазами последняя версия рабочего документа.

Вид на ПК:

Вид на смартфоне:

Суть в том, что Google Docs имеет функцию автоматической синхронизации между всеми вашими устройствами.

• Только не забудьте войти в Google Chrome и настроить эту самую синхронизацию.
• Авторизация в сервисах Google осуществляется по адресу вашей электронной почты от Gmail.

В настройках Гугл Документов можно предоставить доступ другим людям.

Например, когда вы трудитесь в команде со специалистами, работающими в удаленном формате или вообще не посещающими офисы компаний и организаций.

И если вы на своего работодателя работаете именно как специалист по документам, то можно договариваться об удаленном формате сотрудничества.

Получать рабочие задания на своем домашнем компьютере, оправлять готовые проекты и получать деньги, не вставая с дивана звучит неплохо.

Самое интересно, что все это совершенно бесплатно и без установки каких-либо дополнительных программ на компьютер. Что, как всем известно, не очень благотворно отражается на производительности системы. Чем больше программ установлено, тем медленнее работает компьютер.

Далее давайте с профессиональной точки зрения рассмотрим полезные функции, фишки и возможности Гугл Докс.

Как отправить Гугл документ по почте

Как известно все сервисы Google интегрированы между собой, в том числе и Google Docs. Поэтому чтобы отправить документ по электронной почте нужно сделать всего несколько щелчков мышью, при этом не нужно будет даже закрывать документ. Нужно только открыть меню «Файл» перейти в категорию «Электронная почта» и выбрать пункт «Отправить по эл. почте». После этого потребуется ввести электронный адрес получателя, ввести тему письма и добавить текстовое сообщение, если это необходимо. Также можно выбрать формат, в котором будет отправлен документ, по умолчанию используется формат PDF.

Преимущества + полезные функции Гугл докс

Легче пересылать

Как я уже говорила, вам не нужно больше запаковывать / распаковывать, сохранять, прикреплять и т.д. Достаточно просто открыть доступ и кинуть ссылку.

Систематизация

Одним словом: кра-со-та. Все ваши файлы в одном месте, доступ с любого компьютера. Можно создавать кучу папок под каждый проект и маркировать их цветом. Если вы тоже любите тотальный порядок в своих файлах, то Google диск вам точно понравится.

Комментарии

Благодаря этой функции больше никаких вот этих: «Олег, исправь второе слово слева в 17 строчке там, где картинка с лиловыми цветами.». Теперь можно одновременно работать над созданием статьи, презентации, таблицы и т.д. без бесконечного перебрасывания текстового файла.

А еще: оффлайн доступ, выгрузка документа в различных форматах (DOCX, PDF и даже html), веб-буфер обмена, история изменений и расширенный поиск.

Word Online

На главной странице Word Online отображается панель управления. Здесь представлены шаблоны, а также ранее созданные документы. Интерфейс сервиса хоть и не переведен на русский язык, но несложен для понимания.

Созданные здесь документы автоматически сохраняются в вашем аккаунте OneDrive. Это облачное хранилище Microsoft, на котором у каждого пользователя есть бесплатные 5 ГБ.

В панели управления Word Online все документы разделены на три группы:

• «Recent» — недавно созданные, отсортированные по дате и времени последнего открытия.
• «Pinned» — закреплённые. Это удобная штука для сохранения отдельных объектов в списке избранных. Чтобы закрепить документ, нажмите на значок «Add to pinned» возле его имени.
• «Shared with me» — документы других пользователей, к которым вам предоставили доступ.

Чтобы создать новый файл в Ворд Онлайн, нажмите на кнопку «New Blank document». Откроется чистый лист. Кроме того, документы можно создавать на основе шаблонов.

Редактор сервиса имеет ограниченную функциональность по сравнению с настольной версией Word. Однако основные возможности для работы над текстом он поддерживает.

Здесь вы можете:

• Создавать текстовые документы любого объёма.
• Выбирать шрифт, размер букв, начертание (жирный, курсив, подчеркнутый), изменять цвет текста, добавлять обводку.
• Вставлять списки, в том числе многоуровневые.
• Добавлять таблицы и рисунки.
• Нумеровать страницы.
• Настраивать отступы, поля и ориентацию листа.
• Добавлять оглавления, сноски.
• Писать комментарии к тексту в режиме рецензирования.
• Проверять текст на ошибки.
• Переименовывать файлы, сохранять их на компьютер в формате Word, ODT или PDF.
• Распечатывать страницы.

Одна из ключевых возможностей Word Online — предоставление общего доступа к файлам. Это можно сделать двумя способами:

• Создать ссылку или пригласить пользователя по электронной почте.
• Разместить документ на сайте через HTML-код.

Чаще всего пользователи применяют первый вариант. У него есть два сценария. Например, вы хотите пригласить к редактированию документа одного человека, а от других пользователей файл должен быть скрыт. Для этого:

1. Раскройте меню «Файл», нажмите на пункт «Общий доступ» и выберите «Предоставить доступ другим людям».
2. Введите адрес электронной почты человека, которому хотите предоставить доступ.
3. Нажмите кнопку «Send».

Если вы желаете, чтобы другой человек мог читать текст, но не мог его редактировать, то перед отправкой приглашения измените режим доступа. Нажмите на кнопку «Anyone with the link can edit» («Любой пользователь со ссылкой может редактировать») и уберите отметку с опции «Allow editing» («Разрешить редактирование»).

Убедитесь, что после отключения разрешения документ имеет статус «Anyone with the link can view» («Любой пользователь со ссылкой может просматривать»). После этого нажмите на кнопку «Send».

Кстати, в редакторе есть функция установки срока действия приглашения и пароля, однако эти возможности доступны только пользователям премиум-тарифов OneDrive, которые не работают в России.

Кнопка «Copy link» в этом же окне создаёт ссылку для общего доступа без ограничений. То есть просмотреть или отредактировать документ (в зависимости от того, какой статус вы установили) может каждый, кто имеет эту ссылку, а не только конкретный человек, которому вы отправили приглашение. Это может быть небезопасно.

Word Online также позволяет скачивать документы. Файл с набранным текстом можно сохранить в памяти компьютера в формате DOCX (стандарт для Word после 2007 года), PDF и ODT (OpenDocument, формат бесплатных альтернатив Word).

Word Online на Яндекс.Диске

Если у вас есть аккаунт на Яндексе, то можно не регистрировать учётную запись Microsoft, а использовать онлайн-версию Word, встроенную в Яндекс.Диск.

Как это сделать:

1. Откройте Яндекс.Диск. Ссылка на него есть на главной странице Яндекса.
2. Нажмите на кнопку «Создать» в меню слева и выберите «Текстовый документ».

Созданные документы сохраняются на Яндекс.Диске. Вы можете скачать их на жёсткий диск компьютера или предоставить к ним доступ с помощью публичной ссылки.

Word Online подходит для создания стандартных документов. Вы без труда сможете написать и распечатать доклад или реферат с номерами страниц, иллюстрациями, таблицами. Но некоторые ограничения всё же могут помешать — например, в онлайн-версии нельзя начать нумерацию не с первого листа, изменить формат номера или вставить диаграмму.

Дополнительные плагины

Кроме этого возможности платформы Google Docs можно расширять с помощью дополнений. Чтобы их установить нужно открыть меню «Дополнения» и кликнуть по пункту «Установить дополнения». После этого вы попадёте в Google Workspase Marketplace, где в окне поиска потребуется ввести название необходимого приложения. После окончания поиска кликаете по иконке выбранного дополнения и нажимаете кнопку «Установить».

В качестве примера приведём несколько популярных дополнений:

• Translate+ позволяет переводить тексты на множество различных языков;
• Doc Tools содержит инструменты, которые могут менять регистр символов, сортировать списки, преобразовывать числа в текст и делать многое другое;
• Writing Habit следит за количеством набранных вами слов и букв. Анализирует статистику за прошлые дни и выдаёт свой прогноз;
• Lucidchart предназначен для работы с диаграммами, ментальными картами, различными схемами и другими подобными документами.

Редактирование

Если создать документ в Гугл Докс, то открывается доступ к текстовому редактору, состоящему из (условно) двух частей:

Двойная панель инструментов. Вверху вкладки для различных действий (Файл, Изменить, Вид, Вставка, Формат и т.д) а внизу собственно инструменты — для изменения вида и размера шрифта, создания заголовков, выравнивания текста, создания списков и пр.

Поле для ввода текста.

Как редактировать документ:

• Для ввода текста установите курсор в нужное место и начинайте печатать. Предварительно на панели инструментов можно выбрать вид шрифта и его размер.
• Для изменения уже написанного текста выделите левой кнопкой мыши нужный участок, а затем на панели инструментов выставьте нужные значения.
• Чтобы добавить к тексту комментарий, выделите слово или предложение, о котором идет речь и нажмите на значок “+” — он появится справа от поля для ввода. И так далее.

Также прямо отсюда можно создать другие документы в Гугл: нажмите на “Главная страница” (синий ярлык в левом верхнем углу окна), а затем на “+” в панели шаблонов.

Как создать таблицу в Google Doc

Таблица – это часто используемый атрибут
текстового документа, который позволяет отображать информацию в строго
упорядоченном виде. Для тех, кто оценил по достоинству преимущества работы с Google Документами, представляем подробную инструкцию, как работать с таблицами в
приложении:

• действуя по представленной выше схеме, осуществим вход в Google Doc;
• создаем новый документ, редактируем его;
• выбираем точку, где бы мы хотели создать таблицу, устанавливаем курсор;
• находим на панели инструментов графу «Таблица», кликаем на нее;
• в открывшемся окне выбираем функцию «Вставить таблицу»;
• теперь нам доступна сетка с опцией редактирования: мы должны выбрать количество столбцов и строк;
• закончив редакцию модели, кликаем мышью на выбранной точке документа, и готовая таблица отобразится на странице.

Создать таблицу в Гугл Документы очень легко.
В том случае, если вам необходимо удалить ее, достаточно просто нажать правой
кнопкой мыши на любую точку таблицы. Из представленного списка выбираем функцию
«Удалить таблицу». Потренируйтесь с данной опцией перед началом работы, вы
убедитесь самостоятельно, насколько это легко.