Microsoft access 2019

Наполнение базы данных информацией

Создав базу, необходимо её заполнить соответствующей информацией, структуру которой стоит заранее продумать, ведь функциональность программы позволяет оформлять данные в нескольких формах:

1. Сейчас самым удобным и распространённым видом структуризации информации является таблица. По своим возможностям и виду, таблицы в Access не сильно отличаются от таких же в Excel, что, в свою очередь, значительно упрощает перенос данных из одной программы в другую.
2. Вторым способом внесения информации являются формы, они чем-то похожи на таблицы, однако, обеспечивают более наглядное отображение данных.
3. Для подсчёта и вывода информации из вашей базы предусмотрены отчёты, которые позволят вам проанализировать и высчитать, например, ваши доходы или количество контрагентов, с которыми вы работаете. Они очень гибки и позволяют производить любые расчёты, в зависимости от внесённых данных.
4. Получение и сортировка новых данных в программе осуществляется посредством запросов. С их помощью вы сможете найти определённые данные среди нескольких таблиц, а также создать или обновить данные.

Все вышеперечисленные функции находятся в панели инструментов, во вкладке «Создание». Там вы можете выбрать какой именно элемент желаете создать, а затем, в открывшемся «Конструкторе», настроить его под себя.

Возможности Microsoft Access 2013

• Функция быстрого поиска данных;
• Совместный доступ к информации;
• Интеллектуальная панель действий;
• Бесплатная загрузка шаблонов для БД;
• Импорт документов из ранних версий Аксесс;
• Возможность редактировать ленточное меню;
• Наличие  Office Store для установки аплетов;
• Изменение внешнего вида интерфейса;
• Доступны средства для создания веб-приложений;
• Организация контактов, задач и связей в таблицах;
• Сохранение проектов на жесткий диск компьютера;
• Интеграция Access с Excel, Word, PowerPoint, Outlook, OneNote;
• Поддержка разных форматов графических и текстовых файлов.

Преимущества

• Удобные элементы управления;
• Позволяет создавать макросы;
• Невысокие системные требования;
• Интуитивно понятный интерфейс;
• Набор инструкция для начинающих;
• Аппаратное ускорение для слабых ПК;
• Возможность тонко настраивать структуру БД;
• Небольшая нагрузка на ОЗУ и память ПК;
• Совместимость Microsoft Access с Windows XP и выше;
• Создание шаблонов с собственными таблицами и формами;
• Автоматические обновления приложения от официального сайта Майкрософт.

Недостатки

Что такое база данных?

База данных представляет собой набор данных, которые хранятся в компьютерной системе. Базы данных позволяют своим пользователям быстро и легко вводить, получать доступ и анализировать свои данные. Они — такой полезный инструмент, что вы их постоянно видите. Вы когда-нибудь ждали, пока регистратор врача ввел вашу личную информацию в компьютер или наблюдали, как сотрудник магазина использует компьютер, чтобы узнать, есть ли товар на складе? Затем вы видели базу данных в действии.

Самый простой способ понять, что такое база данных это подумать о ней, как о наборе списков. Подумайте об одной из упомянутых выше баз данных: базе данных о пациентах в кабинете врача. Какие списки содержатся в такой базе данных? Ну, для начала, есть список имен пациентов. Затем есть список прошлых встреч, список с историей болезни для каждого пациента, список контактной информации и т. д.

Это относится ко всем базам данных — от самых простых до самых сложных. Например, если вы хотите испечь печенье, то вы можете сохранить базу данных, содержащую рецепты, которые вы знаете как сделать, и друзей, которым вы даете эти рецепты. Это одна из самых простых баз данных. Он содержит два списка: список ваших друзей и список рецептов выпечки печенья.

Однако, если бы вы были профессиональным пекарем, у вас было бы еще много списков, которые нужно было бы отслеживать: список клиентов, список проданных продуктов, список цен, список заказов … это можно продолжать. Чем больше добавленных списков, тем сложнее будет база данных.

В Access списки немного сложнее, чем те, которые вы пишете на бумаге. Access сохраняет свои списки данных в таблицах, что позволяет хранить еще более подробную информацию. В приведенной ниже таблице список людей в базе данных пекаря любителя был расширен, чтобы включить другую соответствующую информацию о друзьях.

Если вы знакомы с другими программами в пакете Microsoft Office, это может напоминать вам Excel, что позволяет организовать данные аналогичным образом. Фактически, вы можете создать аналогичную таблицу в Excel.

Differences between Access and Excel

Microsoft Access and Excel are very similar yet very different. Here, are some important difference points between both of them-

Create Table – Design View

Step 1) First Click Create tab. Then from Tables group, click Table.

Step 2) Table Dialog box appears. For each Field enter Filed Name, Data Type and Description.

Steps 3) To Add Course_ID as Primary Key, select it and Click on ‘Primary Key.’ Course_Id will be Preceded by KEY ICON as shown below:

Steps 4) Press ‘Ctrl+S.’ Enter the Table Name and Click OK

Result:

How to Switch views between Datasheet and Design

Now in this MS Access tutorial, we will learn how to switch views between Datasheet and Design:

To switch views, between the datasheet (spreadsheet view) and the design view, click the ‘View’ button in the top-left hand corner of the Access Ribbon (shown in the Home/Help/Design Tabs). And Click on the View you need to display.

For Example: Let’s Assume You want to switch to the newly created table ‘Course_strength’ from ‘Design view’ to ‘Data Sheet’ View.

Step 1) Click on Datasheet View

Result:

Macro

• Macro in MS Access is a time-saving feature that allows you to add functionality or automate simple tasks.
• Steps that are of frequently used can be automated using a macro
• It can add a quick and easy approach to link all other objects together to create a simple database application.

Let take an Microsoft Access databases example of ‘Contact’ DB default Macro – ‘AutoExec.’

Step 1) Click on ‘AutoExec’ under ‘Report’ section. The system will open the inbuilt ‘Welcome’ Macro. It will display Welcome note and other data related to contacts Database which has its code into default ‘AutoExec’ Macro

Step 2) If you want to see the code behind this macro right click.

Result:

Расширенные функциональные возможности СУБД Access

Наряду с другими развернутыми решениями для взаимодействия с объектами БД, Access предоставляет разработчику следующий набор технических возможностей и опций:

• обилие форматов представления и хранения данных в таблицах. Среди основных категорий доступны текстовый, числовой, денежный, логический типы, гиперссылки, дата и время, логическая структура, а также ряд других вспомогательных спецификаций
• быстрое переключение между режимом таблицы и конструктором, позволяющими сформировать структуру таблицы и указать форматы ее индивидуальных ячеек
• создание макросов данных для автоматизации наиболее частых операций и последовательностей действий, применимых при создании содержимого базы. Все макросы могут формироваться как на основе нажатий клавиши мыши во встроенном редакторе макросов, так и вмещать в себя элементы, использующие язык Visual Basic. Как и в других приложениях Microsoft Office, макросы Access могут вызываться по нажатию горячей комбинации клавиш, задаваемой в настройках
• сжатие базы данных и последующие восстановление ее содержимого из резервной копии. Архив БД может храниться на защищенном удаленном сервере, в облаке или на локальном дисковом накопителе
• интегрированный конструктор отчетов для отображения данных из БД на бумажных печатных формах и бланках. Все отчеты можно сконфигурировать и детализировать для получения точной выборки информации из базы. Также в интерфейсе Access доступно формирование структуры отчета с разделением на секции и блоки как вручную, так и посредством специального мастера. Более того, представлена сортировка и фильтрация отображаемой информации как на этапе генерирования отчета, так и позднее, когда конечный вид отчета уже продуман и финализирован
• вложенный информационный помощник, предоставляющий развернутые сведения об искомой опции, категории главного меню, модуле или пиктограмме Access. Инфо-ассистент тесно интегрирован в оболочку приложения, а в последних ревизиях СУБД задействует наработки в области искусственного интеллекта и голосовой помощник Cortana.

На нашем ресурсе вы можете скачать полное русифицированное издание Access для любого поколения системы Windows. Каждая версия утилиты, доступная для загрузки, сопровождается системными требованиями, соответствующими используемой вами модели компьютера. Если ваше устройство имеет большой срок давности, стоит остановиться на более раннем выпуске продукта.

Как установить Access 2013

Нажать начать установку

Нажмите Настройка.

Выберите компонент Access и средства, нажмите установить.

Особенности и характеристики Microsoft Access 2013

Программа предназначена для хранения, изменения и поддержки целостности данных, хранящихся в базе, а также проведения различных операций над отдельными группами записей. Основными компонентами являются:

• строители таблиц, экранных форм, а также отчетов, выводящихся на печать;
• строитель запросов

Данная среда способна генерировать скрипты на языке VBA, что позволяет при необходимости буквально заново написать собственную базу данных, а также дополнительное программное обеспечение.

При создании новой, пустой базы данных, необходимо выбрать один из четырех вариантов взаимодействия и структуры, согласно которой будет храниться информация:

1. Таблицы – основной способ хранения данных. Они практически аналогичны Exel, что делает импорт из таких программ более простым занятием.
2. Формы позволяют вводить в базу необходимые данные напрямую, в отличие от таблиц, формы обеспечивают более наглядный ввод необходимой информации.
3. Отчеты в основном используются для последующей распечатки, они способны подсчитать все данные в базе и показать обобщенный результат, сколько было получено прибыли, например.
4. При помощи запросов можно внести, отсортировать и изменить информацию, хранящуюся в таблицах. Они также используются для поиска определенных записей.

Условия работы с программой

Права доступа в данной БД делятся на три уровня: гость (может только просматривать таблицы), автор (может вносить изменения в данные форм), разработчик (есть возможность изменять таблицы). Обновленный SQL сервер позволяет существенно увеличить производительность. А использование таких программ как SharePoint,  дает возможность создания стабильной базы данных на выбранном веб-узле.

Обзор приложения

Чтобы понять, соответствует ли схема и представления вашим требованиям, следует их рассмотреть подробнее.

Таблицы, созданные при выборе схемы «Проблемы», отображаются в панели плиток. Таблицы «Проблемы», «Клиент» и «Сотрудники» являются основными для приложения. В таблице «Проблемы» хранятся сведения о каждой проблеме. Каждая проблема открывается и назначается сотруднику от имени клиента. Таблицы «Связанные проблемы» и «Комментарии к проблеме» играют вспомогательную роль в приложении. Таблица «Связанные проблемы» позволяет связывать одну проблему с другой. Таблица «Комментарии к проблеме» хранит несколько примечаний к одной проблеме.

В базе данных Access на компьютере (ACCDB) связи между таблицами управляются в окне Связи. Приложение Access 2013 управляет связями с помощью полей с присвоенным типом данных Lookup. Проверить связи таблицы «Проблемы» можно, щелкнув правой кнопки мыши плитку Проблемы и выбрав пункт Изменить таблицу.

Поле Клиент связано с таблицей Клиенты. Чтобы проверить связь, выберите поле Клиент и нажмите кнопку Изменить подстановку. Отобразится Мастер подстановок, как показано на рисунке 2.

Рисунок 2. Мастер подстановок, отображающий связь с таблицей «Клиенты»

Диалоговое окно мастера подстановок показывает, что поле Клиент связано с таблицей Клиенты и должно возвращаться поле Отображаемое имя: Имя Фамилия из таблицы Клиенты.

Закройте таблицу Проблемы и просмотрите панель плиток. Отображение верхних трех плиток для таблиц Проблемы, Клиенты и Сотрудники отличается от нижних двух плиток для таблиц Связанные проблемы и Комментарии о проблеме, как показано на рисунке 3.

Рисунок 3. Панель плиток для схемы «Проблемы»

Таблицы Связанные проблемы и Комментарии о проблеме затемнены, так как они скрыты от пользователей в веб-браузере.

Воспользуемся приложением для отслеживания некоторых проблем. Для этого щелкните пункт Запустить приложение, чтобы открыть приложение в веб-браузере.

Приложение откроет представление Список проблем таблицы «Проблемы». Прежде чем добавить проблему рекомендуется добавить несколько клиентов и сотрудников. Щелкните плитку Клиенты, чтобы начать добавление клиентов.

С помощью средства выбора представления выберите одно из трех представлений, доступных для таблицы Клиенты, с именами Список, Таблица и Группы, как показано на рисунке 4.

Рисунок 4. Выбор представления

Выбор варианта Список активирует представление Список клиентов, являющееся представлением со сведениями о списке. Сведения о списке — одно из представлений, которое Access автоматически создает при создании таблицы. Основной функцией, отличающей представление «Сведения о списке», является область списка, отображающаяся в левой части представления. Область списка используется для фильтрации и перехода к записям, содержащимся в представлении. В базе данных Access на компьютере реализация представления списка с возможностью поиска потребует написания пользовательского кода.

При выборе варианта Таблица откроется представление Таблица клиентов. Таблица — это другой тип представления, которое Access автоматически создает при создании таблицы. Табличные представления удобны для тех, кому проще вводить, сортировать и фильтровать данные в электронной таблице.

При выборе варианта «Группы» откроется сводное представление. Сводные представления можно использовать для группировки записей на основе поля и выбора вычисления суммы или среднего значения.

Если вы добавляете клиентов, используйте панель действий, чтобы добавлять, изменять, сохранять и удалять записи, а также отменять изменения. Панель действий — это настраиваемая панель инструментов, которая отображается в верхней части каждого представления, как показано на рисунке 5.

Рисунок 5. Панель действий

После добавления нескольких клиентов и сотрудников откройте представление «Список проблем» и начните добавление проблемы. При вводе имени клиента в поле «Клиент» появится одно или несколько имен клиентов, как показано на рисунке 6.

Рисунок 6. Элемент управления AutoComplete

Поле «Клиент» — это элемент управления AutoComplete. Элемент управления AutoComplete отображает список записей, соответствующих вводимому в поле тексту. Это помогает обеспечить точность ввода данных.

Основные ключи и взаимосвязи таблиц

При создании таблицы, программа автоматически наделяет каждую запись уникальным ключом. По умолчанию в ней есть колонка имён, которая расширяется, по мере внесения новых данных. Именно эта колонка и является первичным ключом. Помимо таких, основных ключей, база данных также может содержать поля, связанные с информацией, содержащейся в другой таблице.

Например, у вас есть две таблицы, содержащие взаимосвязанную информацию. К примеру, они называются «День» и «План». Выбрав в первой таблице поле «понедельник», вы сможете связать его с каким-либо полем в таблице «План» и при наведении курсора на одно из этих полей, вы увидите информацию и связанные ячейки.

Подобные взаимосвязи облегчат читаемость вашей базы данных и наверняка увеличат её удобство и эффективность.

Чтобы создать взаимосвязь, перейдите во вкладку «Работа с базами данных» и в области «Отношения» выберите кнопку «Схема данных». В появившемся окне вы увидите все обрабатываемые базы данных

Следует обратить ваше внимание на то, что в базах данных должны быть специальные поля, предназначенные для внешних ключей. На нашем примере, если во второй таблице вы хотите отобразить день недели или число, оставьте пустое поле, назвав его «День»

Также настройте формат полей, т. к. он должен быть одинаков для обеих таблиц.

Затем, открыв две таблицы, перетащите поле, которое вы хотите связать, в специально приготовленное поле для внешнего ключа. Появится окно «Изменение связей», в котором вы увидите отдельно выделенные поля. Чтобы обеспечить изменение данных в обеих связанных полях и таблицах, поставьте галочку напротив пункта «Обеспечение целостности данных».

Описание Microsoft Access 2019

Access 2019 — реляционная система управления базами данных (СУБД) от всемирного гиганта по созданию программного обеспечения из Редмонда, компании Microsoft. Обладает достаточно широким спектром функциональных возможностей, куда входят связь с внешними БД и таблицами, связанные запросы. Также среди прочих СУБД, доступных на рынке программного обеспечения, программа Access 2019 выделяется интеграцией среды разработки на базе языка VBA, позволяющей создавать собственные, взаимодействующие с СУБД приложения. Помимо прочего, разработчики предоставляют наглядный и кристально понятный визуальный интерфейс для построения таблиц, ключей в них, индексов, связей между ними и прочих сущностей. В дополнение, приложение Access 2019 вмещает все необходимые функции и инструменты для составления любых запросов, имеющих отношение к databases, как то: выборка данных из таблицы, группировка результатов, поиск и сортировка по заданным критериям, импорт данных из внешнего источника, распределенные запросы для объединения результатов из нескольких таблиц и пр. Запросы можно как создавать с нуля, так и использовать предопределенные шаблоны. При первом знакомстве с Microsoft Access 2019 применение шаблонов позволит не запутаться в синтаксисе команд и отделении текстовой части от служебных команд среды. Наконец, по части безопасности Access 2019 предоставляет все необходимые соответствующие опции: шифрование данных на низком уровне, поддержка программ шифрования сторонними компаниями, центр управления безопасностью, позволяющий изменять и задавать параметры безопасности СУБД.

Программа входит в состав расширенного пакета Microsoft Office 2019. Впрочем, вы также можете скачать ее и отдельно.

Назначение Access

Всем привет. Тема данной статьи — основное назначение Access. Но прежде чем освоить основное назначение Access, давайте разберем понятие базы данных.База данных (БД) — совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независимая от прикладных программ. Наиболее распространенным типом модели представления данных является реляционный (relational) тип. Название «реляционный» объясняется тем, что каждая запись в базе данных содержит информацию, относящуюся (related) к одному конкретному объекту. Кроме того, с информацией, принадлежащей разным объектам, можно работать как с единым целым, основанным на значениях связанных между собой (related) данных. В реляционных СУБД все обрабатываемые данные представляются в виде таблиц. Одной из самых популярных сегодня настольных систем управления базами данных, включенных в богатое окружение продуктов семейства Microsoft Office, является Microsoft Office Access (далее — Access). Она предназначена, как на начинающего, так и на квалифицированного пользователя. База данных Access представляет набор данных и объектов (таких как таблицы, запросы и формы), относящихся к определенной задаче.

Основными функциями Access являются: • определение данных, то есть определение структуры и типа данных, а также указание, как эти данные связаны между собой: • обработка данных, включающая поиск, фильтрацию, сортировку, вычисление; обработка предусматривает также объединение данных с другой связанной с ними информацией; • управление данными, то есть указание, кому разрешено пользоваться данными и актуализировать базу данных, а также определение правил коллективного пользования данными.

Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных — текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы. Имеется возможность задавать форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты времени) и представления этих данных при выводе на экран или печать. Access является современным приложением Windows и позволяет использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange) — динамический обмен данными и OLE (Object Linking and Embedding) — связь и внедрение объектов. DDE обеспечивает обмен данными между MS Access и любым другим приложением Windows. OLE устанавливает связь с объектами другого приложения или внедряет какой-либо объект в базу данных Access; в качестве объектов могут выступать рисунки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других приложений Windows. Access может работать с большим числом разнообразных форматов данных, позволяя осуществлять импорт и экспорт данных из файлов текстовых редакторов и электронных таблиц. Access способна непосредственно обрабатывать файлы Paradox, dBase III, dBase IV, FoxPro и другие.

СУБД Access для работы с данными использует процессор баз данных Microsoft Jet, объекты доступа к данным и средство быстрого построения интерфейса — конструктор форм. Для получения распечаток используется конструктор отчётов. Автоматизация рутинных операций может выполняться с помощью макрокоманд. Несмотря на свою ориентированность на конечного пользователя, в Access присутствует язык программирования Visual Basic for Application, который позволяет создавать массивы, свои типы данных, контролировать работу приложений.

Access имеет три основных режима работы: • режим запуска, позволяющий осуществлять сжатие и восстановление базы данных без ее открытия; • режим конструктора, в котором можно создавать и модифицировать структуру таблиц и запросов, разрабатывать формы для отображения и изменения данных, а также производить формирование отчётов перед печатью; • режим выполнения, при котором в главном окне выводятся окна объектов баз данных.В состав любой базы данных Access входят следующие элементы: • таблицы, которые состоят из записей, содержащих данные о конкретном предмете; • формы, используемые для ввода и просмотра таблиц в окне формы и позволяющие ограничить объем информации, отображаемой на экране в требуемом виде; • отчёты, используемые для отображения информации, содержащейся в базе данных; • запросы, являющиеся средством извлечения информации из базы данных; • модули, содержащие VBA-код. используемый для написания процедур обработки событий. В этом уроке вы узнали основное Назначение Access. Если было интересно, то крайне рекомендую посмотреть видеоурок ниже.

Сравнение альтернативных программ:

Пользователи, которые скачивали Майкрософт Аксесс — Microsoft Access, также скачивали:

Мы рады посоветовать вам программы которые понравились другим пользователям Майкрософт Аксесс — Microsoft Access. Вот список программ, аналогичных Майкрософт Аксесс — Microsoft Access:

Business Inventory Software 
2.0.1.5

Обрабатывайте важные данные для налоговых и финансовых отчетов.

скачать
Финансовые программы

Рейтинг пользователей

Best Accounting Software 
3.0.1.5

Отслеживайте информацию о деятельности вашей компании, собранную в одном месте.

скачать
Финансовые программы

Рейтинг пользователей

BREAKTRU PAYROLL 2009 
6.1

Отслеживайте уплату по вашим счетам при помощи этого приложения

скачать
Финансовые программы

Рейтинг пользователей

Purchase Order Financing 
2.0.1.5

Простой способ управлять закупками и бизнесом

скачать
Финансовые программы

Рейтинг пользователей

The Problem

A spreadsheet program is a terrific tool
for maintaining and calculating small sets of information. 
Microsoft Excel is easy to understand, create column names, enter
your data, create formulas, and you’re on your way.  You
can sort, filter, and format the data quickly and easily. 
But spreadsheets are not ideal for handling hundreds of records
where you need to have «one version of the truth» for
something like a customer, a contact, or main «thing»
you need to track.  It is very easy to introduce errors into
a spreadsheet, which then makes analysis, summing, and reporting
very challenging.  The image below provides a quick example
of several key challenges spreadsheets face.

Создание и виды запросов

Запрос является действием в программе, благодаря которому пользователь может редактировать или вносить информацию в базу данных. Фактически запросы делятся на 2 вида:

1. Выборный запросы, благодаря которым программа достаёт определённую информацию и делает по ней расчёты.
2. Запросы действия, добавляющие информацию в базу либо удаляющие её.

Выбрав «Мастер запросов» во вкладке «Создание», программа проведёт процесс создания определённого типа запроса. Следуйте инструкциям.

Запросы могут значительно помочь вам упорядочить данные и всегда обращаться к конкретной информации.

Например, вы можете создать выборный запрос по определённым параметрам. Если вы хотите увидеть информацию по конкретной дате или дню таблицы «День» за весь промежуток времени, вы можете настроить подобный запрос. Выберите пункт «Конструктор запросов», а в нём нужную вам таблицу. По умолчанию запрос будет выборным, это становится понятным, если глянуть на панель инструментов с выделенной там кнопкой «Выборка». Для того чтобы программа искала именно ту дату или день, который вам нужен, найдите строку «Условие отбора» и введите туда фразу . Запомните, запрос должен быть помещён в квадратные дужки [] и заканчиваться на знак вопроса либо на двоеточие.

Это лишь один из вариантов использования запросов. На самом деле, с их помощью также можно создавать новые таблицы, отбирать данные по критериям и т. д.

MS Access Строковые функции