Как сделать отчеты в access?

Как собрать данные для отчета

На выбор доступны кабинеты из ВКонтакте, Одноклассников, Фейсбука, Инстаграма и MyTarget. Мы покажем, как привязать последний — остальные работают по тем же принципам.

Главная страница сразу показывает все варианты

Итак, для начала вы должны быть зарегистрированы в DataFan и myTarget. Проще всего привязать аккаунт, создав интерактивный автоотчет. Начнем.

1. Зайдите в раздел «Шаблоны» (вторая пиктограмма в левом меню). Найдите фильтр по социальным сетям, и в выпадающем списке выберите пункт «myTarget».

На выбор есть десятки шаблонов

1. После фильтрации у вас появится шаблон «Статистика из рекламного кабинета myTarget», который позволит создать динамический дашборд в Google Data Studio.

Выбираем шаблон

1. В новом окне вы увидите меню. Выбирайте функцию «Создать новый набор данных».

Сначала данных в нем не будет

1. Выберите свой аккаунт из myTarget. Если его нет — подключите. Демонстрационный аккаунт уже подключен, и подключён только он — поэтому в выпадающем меню лишь один вариант.

2. Нажмите «Далее». Выберите параметры сбора данных: взять для анализам отдельную кампанию или все данные за определенный период. После этого потребуется подождать 3-7 минут, пока сервис обрабатывает запрос.

Также можете указать имя для сбора данных

1. Нажмите «Открыть отчет в Google Data Studio». Появится новое окно с просьбой подписаться на рассылки Google – они появляются в случае первого опыта использования сервиса. Можно отказаться, это не повлияет на работу. Кликаем «Сохранить».

Отказываемся от рассылки

1. Нажмите «Связать». Перед вами откроется список собранных данных.

Связываем Google Data Studio с коннектором от DataFan

8. Нажмите «Создать отчет». Откроется новое окно в Google Data Studio.

Создаем отчет

1. Нажмите «Открыть». Перед открытием вы можете отредактировать название полей.

Редактируем внешний вид будущего дашборда

1. Отчет готов. Данные обновляются каждые 12 часов. Ссылкой можно делиться.

Готовый отчет

Видео-версию можете посмотреть в нашей короткой инструкции «Как создать первый дашборд» на Ютубе.

Формы

Формы используются для ввода, изменения и просмотра записей. Вам, вероятно, приходилось заполнять формы во многих случаях, например, при посещении кабинета врача, подаче заявления на работу или регистрации в школе. Формы причины используются так часто, так это то, что они являются простым способом правильно управлять людьми. Когда вы вводите информацию в форму в Access, данные идут именно там, где разработчик базы данных хочет, чтобы она шла: в одну или несколько связанных таблиц.

Формы облегчают ввод данных. Работа с обширными таблицами может сбивать с толку, и когда вы подключаете таблицы, вам может потребоваться работать с более чем одним за раз, чтобы ввести набор данных. Однако с помощью форм можно сразу вводить данные в несколько таблиц, все в одном месте. Разработчики баз данных могут даже устанавливать ограничения для отдельных компонентов формы, чтобы обеспечить ввод всех необходимых данных в правильном формате. В целом, формы помогают поддерживать согласованность и организованность данных, что необходимо для точной и мощной базы данных.

Примеры дашбордов

Пример дашборда по комплексному анализу производственной деятельности. В данному случае используются диаграммы, графики и ключевые показатели.

• В первой колонке показан запас продукции и выполнение плана по участкам.
• Во второй — качество сервиса и возможные причины брака.
• В третьей — численность работников и сравнение показателей «план-факт».

Дашборд помогает понять, как три фактора влияют друг на друга и какие проблемы могут возникнуть.

Дашборд по производству.

Пример дашборда для отдела продаж. Здесь использованы диаграммы, таблицы и графики.

В разделе «Основные KPI» показано количество открытых и закрытых сделок, план продаж, а также основные маркетинговые показатели: конверсия, среднее время, средний чек.

Справа расположены блоки, которые отвечают на главный вопрос «Как улучшить бизнес-процесс». Для руководителя такой подход будет удобен тем, что он видит названия в виде вопросов и сразу может найти ответ, изучив показатели в модуле.

Под основными данными разместили таблицу с более подробными значениями по каждой сделке, сумме и времени работы. Это поможет разобраться в том, почему компания отстает от плана и из-за каких сделок это могло произойти.

Пример дашборда. Источник

Преимущества дашборда

А теперь давайте рассмотрим основные преимущества дашборда, которые значительно упрощают ведение отчетности в компании.

Автоматизация и оптимизация данных

Настройка отчетов помогает каждый день видеть готовые расчеты основных показателей. А если нужно изменить график или добавить дополнительные данные — вы с легкостью можете вставить модуль, в котором будут актуальные показатели.

Анализ данных в реальном времени

Руководителям не нужно постоянно спрашивать у вас отчеты, все это они могут отслеживать в дашборде в режиме реального времени: данные о посетителях сайта, бюджет на рекламные кампании, количество клиентов и тому подобное.

Пример. Настройка автоматического подтягивания бюджетов по рекламным кампаниям в Google Data Studio позволила маркетологу приезжать на работу на час позже, а также сберегло нервы генерального директора и руководителя команды. В 8:00 часов утра они видели расход за предыдущий день и могли быстро скорректировать задачи сотрудников.

Основные показатели находятся на одном экране

Все данные или определенную часть из них можно вынести на один экран, где вы сможете наблюдать за всем, что происходит в отделе или в компании. Это позволяет сравнивать результаты и быстро реагировать на изменения в бизнес-процессах.

Объединяя все вместе

Даже если у вас есть хорошее представление о том, как можно использовать каждый объект, изначально может быть трудно понять, как все они работают вместе. Это помогает помнить, что все они работают с одними и теми же данными. Каждая часть данных, использующая запрос, форму или отчет, хранится в одной из таблиц базы данных.

Формы позволяют вам одновременно добавлять данные в таблицы и просматривать данные, которые уже существуют. В отчетах представлены данные из таблиц, а также из запросов, которые затем выполняют поиск и анализ данных в этих же таблицах. Эти отношения звучат сложнее, но на самом деле они работают вместе так хорошо и так естественно, что мы часто даже не замечаем, когда мы используем связанные объекты базы данных. Вы когда-нибудь использовали электронный карточный каталог для поиска книги в библиотеке? Скорее всего, вы ввели свой поиск во что-то похожее на это:

Когда вы выполнили поиск, вы вводили условия поиска в форму, которая затем создала и запускала запрос на основе вашего запроса. Когда запрос завершил поиск таблиц базы данных для записей, соответствующих вашему поиску, вам был показан отчет, в котором была получена информация из запроса и связанных таблиц — в данном случае — список книг, соответствующих вашим условиям поиска. Вы можете представить соединения между объектами, как это:

Скажем, вместо использования этих инструментов вам пришлось искать в гигантской таблице, содержащей каждую книгу в библиотечной системе. Соответствующие записи, вероятно, будут распространены во многих таблицах: таблица для названий книг и описаний, таблица, содержащая информацию о том, какие книги проверяются или выходят, и таблицу с каждой ветвью библиотеки, чтобы назвать несколько.

Вам нужно будет искать, по крайней мере, три стола, чтобы найти книгу, узнать ее местоположение и посмотреть, проверено ли это! Легко представить, как трудно было найти правильную книгу. Если вы не были осторожны, вы могли бы даже что-то дополнить, случайно удалив или отредактировав запись. Легко понять, как объекты базы данных делают этот поиск более управляемым.

В статье «Что такое база данных?» мы обсудили концепцию реляционной базы данных, которая представляет собой базу данных, способную понять, как разные наборы данных относятся друг к другу. Ситуации, подобные приведенному выше примеру, являются именно тем, почему люди находят реляционные базы данных настолько полезными. Без реляционной базы данных, что должно быть простой задачей — поиск книги и наблюдение, если она проверена и где — становится невероятно сложной и трудоемкой. Знание того, как использовать четыре объекта Access, может сделать даже сложные задачи довольно удобными для пользователя.

Новые статьи

• Проектирование собственной базы данных в Access — 21/08/2018 15:16
• Форматирование форм в Access — 21/08/2018 15:11
• Создание форм в Access — 21/08/2018 15:05
• Изменение таблиц в Access — 21/08/2018 14:58
• Дополнительные параметры отчета в Access — 21/08/2018 14:48
• Создание отчетов в Access — 21/08/2018 14:42
• Дополнительные параметры дизайна запроса в Access — 21/08/2018 14:36
• Проектирование запроса в Access — 21/08/2018 04:49
• Сортировка и фильтрация записей в Access — 21/08/2018 04:37
• Работа с формами в Access — 21/08/2018 04:25
• MS Access — Работа с таблицами, создание, удаление, настройка внешнего вида — 20/04/2018 17:18
• MS Access — Управление базами данных и объектами — 30/03/2018 16:18
• Начало работы в Access. Знакомство с Access 2010 — 10/02/2018 18:24

Первичный учет и МСФО корректировки

Все компании группы из всех стран ведут учет в одной базе с интернациональной версией NAV (W1) без локализаций.

Справочники (списки поставщиков, покупателей, видов затрат и т.д.) централизованы и синхронизируются с помощью отдельного модуля Master Data Management, разработанного нашим подрядчиком.

Все данные в системе сохраняются в одинаковом формате (в виде финансовых проводок) и система автоматически контролирует, что проводки сбалансированы (дебет равен кредиту).

Основной план счетов системы — корпоративный (МСФО). Локальные счета — это отдельное измерение, которое присваивается каждой строке финансовой проводки. В большинстве случаев локальные счета настроены по умолчанию — привязаны к карточкам поставщиков, покупателей, товаров и т.д. В случаях, если локальный учет требует большей детализации, пользователи должны выбирать локальные счета вручную. 

Одновременно с внедрением NAV мы разработали учетную политику, основанную на МСФО и учитывающую потребности локальных стандартов учета только в тех случаях, где совершенно невозможно применить МСФО. Это позволило нам минимизировать разницы между локальным учетом и МСФО, хотя убрать их полностью не получилось.

Таким образом, каждая операция одновременно учитывается во всех видах учета — управленческом, МСФО, локальном и налоговом. При этом, запись осуществляется только один раз, без дублирования.

Наши любимые страны — США и Великобритания — работают с корпоративным планом счетов и не нуждаются в дополнительных локальных счетах. Малайзия тоже близка к использованию только корпоративного плана счетов, но мы немного перестраховались и создали им отдельные локальные счета.

Некоторым пользователям (например, в Германии) использование измерений для локальных счетов не очень удобно, так как они хотят полностью автоматическое формирование локальной и налоговой отчетности из NAV и ее отправку в контролирующие органы, а все стандартные немецкие модули, которые могут это обеспечить, работают с планом счетов, а не с измерениями.

Поэтому для Германии мы сейчас прорабатываем вариант отказа от измерений для локального плана счетов и выноса локальных немецких счетов в основной план счетов (как отдельные субсчета).

Кроме счетов, для разделения между МСФО и локальным учетом мы используем измерение «тип проводки» с двумя возможными значениями — GENERAL и IFRS.

Если в локальном учете операция не нужна, а в МСФО нужна, она постится с забалансовым локальным счетом и типом проводки «IFRS».

Если в МСФО учете эта операция не нужна, а в локальном учете нужна, то к ней постится дополнительная отменяющая проводка — тоже с забалансовым локальным счетом и типом проводки «IFRS».

Опыт показал, что это неудобно — пользователи иногда ошибаются в типе проводки и приходится проверять и исправлять ошибки с классификацией операций. Также «лишние» операции мешают при формировании отчетности.

Поэтому мы планируем создать для каждого юридического лица одну или две компании (компания — это сущность в ERP системе, обычно служит для разделения учета по юридическим лицам — у каждого юридического лица отдельная компания) только для МСФО корректировок. Если функциональная валюта EUR (совпадает с валютой отчетности) — одна дополнительная компания. Если не EUR — две компании — одна в функциональной валюте и одна в EUR.

Это позволит нам отказаться от использования измерения «тип проводки» при первичном учете. В кубе это измерение останется, но будет присваиваться операциям не на основе измерения NAV. 

В таком случае в «основной» компании останется только локальный и налоговый учет.

Ограничения отчетов¶

Ограничения отчета по статусу сделки

В отчетах с группировкой по статусу сделки отображаются только те статусы, в которых есть хотя бы одна сделка. Например, в CRM есть статусы Новая, В работе, Договор, Ожидает оплаты, Оплачено. Сделки есть только в статусах Новая, В работе и Оплачено. В отчете Аналитики вы увидите статистику для статусов Новая, В работе и Оплачено, а статусы Договор и Ожидает оплаты отображаться не будут.

Ограничения при расчете показателей

НДС, Комиссия и Скидка из настроек рекламного канала (Интеграции → Рекламный канал → Дополнительные настройки) учитываются только в отчетах с группировкой по рекламному каналу.

Ограничения при неоплате тарифа

Статистика в отчетах доступна только за оплаченные периоды, за исключением тестового тарифа: по нему ограничений на просмотр отчетов нет.

Что это значит? Предположим, что сегодня 10 июня. Допустим, что с 17 по 30 апреля у вас был тестовый период, а май – оплачен. Тогда при выборе периода 17 апреля – 31 мая отчет будет доступен. Однако для периода 17 апреля – 10 июня на странице отчета вы увидите такое сообщение:

Нажмите Оплатить, чтобы перейти к пополнению баланса (вы перейдете в раздел Баланс и тариф).

Посмотреть, по каким дням не было списаний по тарифу, можно в разделе Баланс и тариф → История платежей:

Запуск мастера отчетов

На вкладке Создание группы Отчеты выберем Мастер отчетов.

Задай вопрос специалистам и получи ответ уже через 15 минут!

В раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберем таблицу или запрос с полями, которые нужно добавить в отчет.

Для выбора полей необходимо дважды щелкнуть по ним в списке Доступные поля. Они переместятся в список Выбранные поля. Для добавления или удаления выбранного поля или сразу всех можно нажать кнопки, которые находятся между полями Доступные поля и Выбранные поля. При добавлении в отчет полей из другой таблицы или другого запроса нужно щелкнуть еще раз на раскрывающийся список Таблицы и запросы, выбрать нужное и продолжать добавлять поля. После завершения добавления полей нажать Далее.

Когда нужны дашборды

Дашборды пригодятся в ситуациях, когда вам нужно ввести человека в курс дела, потратив минимум его времени. Он видит нужную информацию, смотрит на детали и принимает решение.

Исходя из этих условий, дашборды нужны:

• SMM-командам в больших проектах. Когда менеджерам приходится курировать крупные проекты, постоянно раздавать указания и выкраивать время на отдых, им нужна максимально наглядная и понятная информация.
• SMM-агентствам для отчетности перед «вышестоящими» внутри компании. Владельцы, управляющие и операционные директора часто заняты вопросами не только как работает команда, но и насколько эффективно она это делает в численном выражении.
• Всем, кто напрямую работает с крупными компаниями и пересылает отчеты высшему руководящему звену. Ситуация та же: людям нужно принимать решения при дефиците времени. Дашборды в этом помогут.

Вот так дашборд может дать всю сводную статистику по сообществу на одном экране

Автоматически собираемые дашборды помогают выполнять эти задачи, но у них еще больше преимуществ:

Можно делать самому без сложных программ. Для сбора дашбордов используют Google Data Studio, Power BI и другие программы, требующие освоения. Пользуясь DataFan, можно в них не погружаться — достаточно подключить аккаунт в соцсетях и выбрать удобный шаблон, который потом можно настроить под себя.

Автодашборды экономят время. Данные не нужно вручную собирать и оформлять, в сервисе уже есть шаблоны, а данные сами подтягиваются из рекламного кабинета.

Дашборд отражает сравнительную информацию по активностям в разных соцсетях. Легко отследить закономерности, на каких ваших площадках лучше заходит контент, какая на них собралась аудитория, какую динамику показывают разные площадки.

Вы получите все данные, которые собирают рекламные кабинеты. Сервис покажет даже то, что рекламные кабинеты не выводят на экран. По каждому объявлению вы можете получить 90 столбцов с разными данными и метриками — и показать эту информацию на дашбордах.

5.2. Добавление новой диаграммы в форму или отчет

Для добавления диаграмм необходимо
иметь установленное приложение MS Graph 5.0. MS Access не
устанавливает MS Graph
по умолчанию при установке с параметром «Обычная». При создании элемента управления-диаграммы непосредственно
в форме или отчете MS Access вызывает мастера по созданию диаграмм,
упрощающего выполнение этой задачи. Кнопка,
создающая диаграмму, не входит в состав ни одной стандартной панели
инструментов. При необходимости, следует добавить кнопку
«Диаграмма» на панель инструментов конструктора форм или отчетов.

· 
Для построения диаграммы вам,
прежде всего, необходимо подготовить данные к виду удобному для отображения
на диаграмме. При построении диаграммы
ограничьте количество отображаемых на ней данных, так как в противном случае
диаграмма окажется загроможденной и будет плохо «читаться».

· 
Если таблица, для которой нужно
создать диаграмму, находится в другой базе данных или Приложении, импортируйте,
или свяжите ее с базой данных MS Access.

· 
Решите, какие таблицы или
запросы будут служить источником данных для диаграммы. Если будет использован
запрос, создайте его и включите следующие поля:

· 
Содержащие данные, которые будут представлены на диаграмме. По
крайней мере, одно из этих полей должно иметь тип данных числовой, денежный
или счетчика.

· 
Содержащие подписи, которые следует отобразить на диаграмме.

Поля привязки,
если требуется, чтобы диаграмма отражала изменения в поле от записи к записи.
Значения в поле привязки должны соответствовать в каждой записи значениям
поля в базовой таблице или запросе формы или отчета. Предположим, например,
что базовая таблица формы содержит поле «КодТовара«. Диаграмму следует привязать к этому полю,
поэтому его необходимо включить в базовый запрос диаграммы.

F Задание.

Создайте аналогичную диаграмму,
используя возможности построения диаграмм самого MS Access.

· 
С помощью Конструктора отчетов
создайте отчет (п.4. данного задания).

· 
В режиме конструктора отчета
выберите команду Вставка
Þ Диаграмма.

Если требуется часто создавать
диаграммы, добавьте кнопку «Диаграмма»   на панель элементов.

· 
Установите указатель на панель
инструментов и нажмите правую кнопку мыши.

· 
Выберите команду «Настройка…».

Группировка записей при помощи мастера отчетов

С помощью группировки можно упорядочить записи по группам (например, по регионам). Вложенные группы позволяют определить отношения между группами и быстро найти необходимые данные. Используя группировку, можно получить сводные данные (например, итоговые значения или проценты).

При включении в отчет нескольких таблиц мастер будет проверять отношения между ними и определять возможный способ просмотра данных.

На странице мастера отчетов, содержащей строку Добавить уровни группировки, выберем одно из полей в списке и нажмем Далее.

Для добавления уровней группировки в отчет дважды щелкнем на любом из полей в списке, добавляемых в отчет.

Для удаления уровня группировки нужно дважды щелкнуть по нему в правой части диалогового окна. Используя клавиши со стрелками, можно добавить или удалить уровни группировок (рис.2). Назначим приоритет (низкий или высокий) для уровня группировки, для этого выберем его и нажмем соответствующие кнопки. Access добавит каждый уровень группировки и покажет, что он вложен в родительский уровень группировки.

Нажмем кнопку Параметры группировки для открытия диалогового окна Интервалы группировки.

В случае необходимости для каждого поля группировки можно выбрать интервал группировки, позволяющий настроить способ группировки записей. После выбора интервала группировки нажмем ОК.

Для перехода к следующей странице мастера нажмем кнопку Далее.

Перевод из функциональных валют в валюту отчетности

Наши компании работают в разных странах с разными валютами. Валюта отчетности группы — EUR. Поэтому для компаний из тех стран, где основная валюта не EUR, необходимо перевести все суммы финансовых проводок в EUR.

В NAV в таблице финансовых проводок есть отдельные поля для сумм в дополнительной валюте отчетности (это стандартный функционал системы). Например, основная валюта отчетности для компании в США — USD, и все суммы в финансовых проводках в USD, а дополнительная валюта отчетности — EUR, и все суммы в дополнительных полях в EUR.

NAV берет курс на дату операции и рассчитывает сумму по этому курсу. Естественно, он при этом следит, чтобы баланс финансовой проводки сошелся, и в некоторых случаях добавляет дополнительные строки с нулевыми суммами в локальной валюте и одним — двумя EUR центами, чтобы компенсировать расхождения от округлений.

В конце года остатки по счетам активов и обязательств в разрезе измерений пересчитываются по курсу на конец года (доработка стандартного функционала).

Печать

Создание запросов и отчетов в Access завершается печатью. После того как завершены все действия по созданию отчета, и нужно распечатать его, стоит воспользоваться следующими командами:

1. В разделе «Файл» нажать на клавишу, соответствующую печати.
2. В окне, которое появится, нужно нажать на кнопку страницы.
3. Затем выбрать, какие страницы нужно распечатать, и подтвердить выбор.

До начала запуска на печать нужно еще раз убедиться в правильности готового отчета. Чтобы убедиться в том, что данные не сдвинулись и введены корректно, нужно перейти в раздел предварительного просмотра во вкладке «Вид».

При наличии предпоследней пустой страницы проблемы чаще всего связаны с неправильным размещением примечаний. Нужно проверить высоту и в случае необходимости выставить параметр высоты на уровень 0.

Если попадаются пустые страницы – скорее всего ширина полей отчета превышает ширину бумаги. Попробуйте распечатать в альбомной ориентации либо измените ширину в полях. Во время работы не допускайте, чтобы ширина полей превышала общие размеры рабочей области + левого и правого пустого поля.

Структура MS Access и создание отчетов

Для упрощения понимания информации в MS Access во время создания отчета можно добавить различные текстовые элементы. Кроме того, можно структурировать информацию из таблиц.

Такие компоненты включают в себя:

• Заголовок.
• Верхний и нижний колонтитулы.
• Рабочую область.
• Примечание.

Нужен для наименования отчета и при печати отображается в верхней части первой страницы репорта. Может быть применен для сохранения данных, особенно часто используют для вывода информации, содержащей часть базы данных, которую потребуется распечатать однажды и в начальном участке отчета. Чтобы добавить в структуру репорта заголовок нужно воспользоваться разделом «Вид», командой «Заголовок» либо «Примечание отчета».

Таблицы MS NAV в базе данных

Ключевой для финансового учета является таблица «G_L Entry».

Если быть совсем точным, то название таблицы выглядит примерно так: , где «CRONUS International Ltd» — название компании. Компания — это отдельное юридическое лицо. В одной базе данных может быть множество компаний. NAV для каждой компании создает свой набор таблиц. То есть для каждой компании в базе данных будет своя таблица «G_L Entry».

Вот список наиболее важных полей этой таблицы:

• — уникальный номер для каждой строки,
• (20) — номер счета из плана счетов — основная аналитика бухгалтерского учета,
• — дата проводки,
• — тип документа (инвойс, платеж, кредит нота и т.д.),
• (20) — номер документа,
• (38, 20) — сумма,
• — номер финансовой проводки, могут быть несколько записей с одним и тем же номером транзакции, но разными датами (такое бывает, если по документу необходимо сформировать записи разными датами),
• (38, 20) — сумма по дебету,
• (38, 20) — сумма по кредиту,
• (38, 20) — сумма в дополнительной отчетной валюте,
• (38, 20) — сумма по дебету в дополнительной отчетной валюте,
• (38, 20) — сумма по кредиту в дополнительной отчетной валюте,
• — идентификатор набора значений дополнительных финансовых измерений.

Для таблицы «G_L Entry» выполняются несколько ограничений (контроль на уровне NAV, не на уровне базы данных):

• = —
• Сумма значений поля для нескольких строк, у которых одинаковые и , равна нулю (это и есть бухгалтерская «двойная запись»).
• Для каждой комбинации и существует не менее двух строк с разными (максимальное количество ничем не ограничено, можно создать транзакцию с тысячами строк).
• Аналогичные ограничения работают для полей , и .

Таблица с планом счетов называется «G_L Account». В этой таблице содержится список финансовых счетов, которые являются основным разрезом (основной аналитикой) финансового учета. В таблице  «G_L Entry» номер счета указывается в поле . Наиболее важные поля таблицы «G_L Account» для целей отчетности следующие:

• (20) — номер счета, в таблице «G_L Entry» такое же поле называется ,
• (50) — название счета,
• — признак, необходимо ли пересчитывать остатки в дополнительной отчетной валюте по курсу на конец периода,
• — код подкатегории.

Еще есть таблица «G_L Account Category» с иерархией плана счетов.  

• IDENTITY(1,1) — номер записи,
• — номер вышестоящей записи в иерархии,
• (100) — порядок (сортировка) в отчетах,
• — уровень в иерархии,
• (80)- название уровня иерархии,
• — код категории (Assets, Liabilities, Equity, Income, Cost of Goods Sold, Expense),
• — признак, это баланс или прибыль / убытки.

Также для задачи подготовки отчетности важны таблицы с аналитиками или «измерениями», привязанными к записям таблицы «G_L Entry».

Это таблица «Dimension Set Entry», в которой указаны «наборы» значений измерений содержащая поля:

• — идентификатор набора значений дополнительных финансовых измерений, используется для связи с таблицей «G_L Entry»,
• (20) — код измерения,
• (20) — код значения измерения.

И таблица «Dimension Value», содержащая дополнительные сведения о значениях измерений (приведены не все поля):

• (20) — код измерения,
• (20) — код значения измерения, в таблице «Dimension Set Entry» такое же поле называется
• (50) — название значения измерения.

Связь между таблицами «Dimension Set Entry» и «Dimension Value» выполняется по двум полям — и  ().

Количество измерений не ограничено. Можно создать десятки разных измерений и привязать конкретные значения этих измерений к каждой записи в таблице «G_L Entry». 

Записи в этих таблицах — это и есть основные данные финансового учета, на основании которых мы создаем большую часть отчетов. Есть и другие таблицы, которые мы используем, но они менее важны и существенного влияния на логику работы не оказывают.

Разделы отчета

Отчет Access состоит из нескольких разделов, таких как:

1. Заголовок, который печатается 1 раз в начале отчета и содержит сведения, обычно присутствующие на титульной странице (например логотип, название, дату).
2. Верхний колонтитул, расположенный вверху каждой страницы, используется в случаях необходимости повторения названия отчета на каждой странице.
3. Заголовок группы используется для вывода в начале каждой новой группы записей ее имени. Заголовок группы служит для печати имени группы.
4. Данные выводятся 1 раз для каждой строки в источнике записей. Этот раздел содержит элементы управления основного содержания отчета.
5. Примечание группы выводится в конце каждой группы записей и содержит сводные сведения по ней.
6. Нижний колонтитул печатается в конце каждой страницы и отображает нумерацию страниц и сведения, относящихся к странице.
7. Примечание отчета выводится 1 раз в самом конце отчета и используется для печати итогов и прочей сводной информации по всему отчету.

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям