Production ready: 4 вопроса, которые важно задать перед созданием чек-листа

Введение

Случай из жизни

Просыпаемся, умываемся, чистим зубы, делаем зарядку, завтракаем и начинаем готовиться к полёту. Просыпаемся не потому, что прозвенел будильник, а потому, что прилетел алерт и сегодня ваша очередь дежурства. Выясняется, что в новом приложении задеплоенном в продакшн не выставлены лимиты на выделение ресурсов в pod’е kubernetes и при росте нагрузки приложение изволило скушать всю память, как следствие к нему пришел ООМ, ну дальше вы знаете.

Но как же так случилось, ведь в предыдущих проектах эти настройки везде были выставлены и казалось бы это очевидная вещь.

Этот продукт деплоила команда с новыми сотрудниками и видимо некоторые моменты забыли, т.к чек-листа не было или он был изменен для требований тестовой среды.

История вымышленная, но не далека от истины. Кейсов может быть множество, но зато она отражает суть того, как подобных проблем можно избежать на ранних этапах с помощью грамотного чек-листа.

Зачем?

Чек-листы хорошо зарекомендовали себя на протяжении столетия в критически чувствительных к ошибкам областях для человека как медицина и авиация, поэтому кстати в примере выше первая строчка говорит о пилоте, а не об инженере.

Современные информационные системы сложны и их сложность только увеличивается. Как ни странно, в IT цена ошибки зачастую тоже высока. Инженеры люди умные и они перенимают лучшие практики из других областей, как например Chaos engineering on Amazon, который взят у пожарных или вот чек-листы, о которых поговорим сегодня. Эти подходы проверены временем и их полезность сложно переоценить.

Чек-листы помогают уменьшить количество ошибок начиная с момента проектирования продукта до деплоя в прод. Тут и далее мы будем говорить о чек-листах для подготовки проекта к релизу в продакшн.

В этой заметке мы попытаемся ответить на вопросы ниже:

• Чем чек-лист полезен в сложных проектах?

• Как создать чек-лист?

• Как держать размер чек-листа под контролем?

• Как интегрировать чек-лист в процесс создания проекта?

Содержание чек-листа

Каково должно быть содержание чек-листа? Здесь, всё не так уж и сложно. Для начала определитесь, где Вы будете его составлять. На компьютере, или просто используйте обычную бумагу в формате A4. Структура содержания чек-листа простая. Перечислю основные моменты, которые должны быть отражены в чек-листе:

1. Не пишите слишком длинные предложения. Лучше всего использовать короткие вопросительные фразы.
2. Разделите чек-лист на два раздела. В одном разделе нумерация задания, и записано само название задания, а во второй части таблицы, рекомендуют ставить отметки, по мере того как Вы его выполните.

Есть ещё один вариант, более простой с использованием интеллект карт. Они помогают составить чек-листы за считанные минуты, особенно если использовать в этом деле специальные программы. О том, как за несколько минут составлять интеллект карты, показано в статье на блое, можете прочитать ее. В статье есть и видео, в котором пошагово показано, как делать интеллект карты.

Польза (преимущества) чек-листов

Чек-лист сводит к минимуму возможность упущения важной информации. Таким образом, они напрямую снижают вероятность совершения ошибок «от незнания».
Чек-лист упрощает подачу информации, т.е

с ними проще работать, нежели, например, со статистическим анализом. Это повышает надёжность получаемых на выходе заключений.
Чек-лист снижает эффект ореола, т.е. тенденцию повышенного влияния одного крайне ценного фактора на проводимую оценку. Полностью устранить данный эффект получается довольно редко, однако контрольные таблицы, предоставляя возможность делить весь объём информации на составные части и проводить оценку частей, играют большую роль в снижении его влияния.
Чек-лист снижает эффект Роршаха, т.е. тенденцию оценщика видеть то, что он хочет видеть. Это также достигается путём разделения имеющейся информации на составные части.
Чек-лист объединяет в себе огромный объём специфической информации о предмете оценки. Таким образом, они представляют собой накопленные данные об определённых областях знания, структурированные так, чтобы достигались поставленные цели.
Чек-лист повышают обоснованность, надёжность, правдоподобность оценки, а также увеличивают объём знаний о предмете оценки.

Повышение эффективности работы

Рассмотрим, как могут использовать чек-листы для повышения эффективности своей работы менеджеры по продажам. Особенно полезны подобные алгоритмы при организации телефонного общения с клиентами.

Так называемые холодные звонки часто заканчиваются проявлением агрессии со стороны потенциального клиента или сбросом звонка. А все потому, что сотрудник не вовлекает собеседника в процесс общения, не пытается заинтересовать его, а зачитывает готовый текст. Шаблонные ответы на вопросы или возражения удобны для работников, поскольку позволяют им не думать самостоятельно, но клиентам не нравится подобный подход.

Используя чек-лист, можно организовать двустороннее общение с вовлечением клиента в диалог, что повышает его заинтересованность и вероятность успеха звонка. Например, образец чек-листа сотрудника отдела продаж может выглядеть так:

1. Поприветствовать клиента, представиться.
2. Озвучить цель звонка.
3. Сформулировать предложение.
4. Провести диалог с клиентом, ответить на вопросы и возражения.
5. Совершить продажу или приглашение.
6. Попрощаться с клиентом.

С подобным вариантом может быть не так просто работать, как с готовым алгоритмом продаж, в котором прописаны шаблонные фразы. Однако его эффективность куда выше. Как правило, клиенты ценят индивидуальный подход, и результат в виде увеличения продаж не заставит себя долго ждать.

Подведем итоги. Чек-лист – это последовательность пунктов, в которых перечисляются небольшие дела

В сумме они представляют собой единый алгоритм, который ведет к важной цели. Такой список не является волшебным решением любой поставленной задачи

Однако он позволит оптимизировать процесс, при этом застраховав от большей части ошибок. Поэтому задуматься о применении чек-листов стоит и в повседневной жизни, и в своей профессиональной деятельности.

Типы чек-листов

Если вы не уверены, помогут ли чек-листы улучшить результаты работы по текущему или будущему проекту — посмотрите, для каких разных задач можно их применять. Этот список создан на основе чек-листа специалистов по инженерной психологии.

• Пошаговые процедуры. Такой чек-лист поможет пройти по этапам сложной процедуры и свести к минимуму количество ошибок.
• Проверка и осмотр. Этот тип чек-листа поможет оценить, правильно ли был выполнен осмотр.
• Оценка. Такой чек-лист позволяет оценить человека или продукт. К примеру, подходит ли кандидат для работы на определенной должности. Или есть ли в продукте все компоненты и функции, которые вам нужны.
• Устранение неисправностей. Чек-лист можно использовать для поиска технических или механических ошибок. В нем перечислены способы решения проблем, которые встречаются чаще всего.
• Наблюдение. Такой чек-лист определяет возможные варианты поведения, которые может отметить наблюдатель, пытаясь понять, как кто-либо выполняет задачу или реагирует на те или иные ситуации.

Принципы оформления

В оформлении ежедневника важно, чтобы каждая задача попадала в одну из типичных/повторяющихся категорий, — тогда распределять время между активностями станет намного проще. Например, Тони Урбан, основатель и CEO сервиса для дизайна презентаций на основе AI DeckRobot, следует такому принципу:

1. «Клиенты» — самые важные и срочные задачи для бизнеса. Этот список дел лучше держать «чистым» и выполнять в первую очередь.
2. «Инвесторы» — тоже важные дела, но, как правило, дедлайны здесь намного комфортнее, чем с клиентами, и можно даже задержаться ради клиентских активностей.
3. «Бизнес-операции» — не всегда важные, но иногда срочные дела, вроде подписания документов для государственной отчетности.
4. «Сотрудники/найм» — сюда попадают несрочные, но важные дела, которыми надо заняться вдумчиво.
5. Прочее — все, что не попадает в предыдущие категории.

Простой еженедельник может также стать прекрасным инструментом развития, если “прикрутить” к нему эффективные подходы по самоорганизации

Например, можно дробить время на так называемые спринты — недельные, двухнедельные, месячные — в ходе которых внимание сосредоточено на решении тех или иных задач. Задачи планируются на входе в спринт, а на выходе происходит подведение итогов

Экономика образования

Эпоха самоорганизации: как удаленная работа повлияла на жизнь людей

Кроме того, когда люди начинают вести визуальные заметки в еженедельнике, они приучаются мыслить более логично и меньше забывают. Ведь можно не только писать текст, но и добавлять небольшие образы, иконки, рисунки, которые стимулируют креативность — и как следствие, запоминаемость.

Самый полезный принцип — постоянно пользоваться ежедневником, чтобы он был единственным местом, где хранится оперативная информация в календарном формате. Иногда такой подход помогает найти нужный телефон спустя годы, просто потому, что человек может примерно вспомнить, когда он его туда записывал и почему.

Экономика инноваций

15 лайфхаков Notion — для работы, бизнеса и повседневных задач

Преимущества чек-листов

У чек-листов масса достоинств. Преимущества чек-листов выделили Стантон и Сальмон в своей книге «Human factors methods: a practical guide for engineering and design». Знаете ли вы другой формат, у которого есть все эти плюсы?

• Недорого создавать
• Легко использовать
• Легко применять
• Легко адаптировать для других целей
• Сокращает количество ошибок
• Сразу дает преимущества при использовании

А еще — чек-листы можно создавать и использовать и в печатном, и в электронном виде. Они одинаково хороши как для принятия срочных решений, так и для методичного выполнения пошаговой процедуры. И могут помочь в любой сфере, которая требует больше рабочей памяти, чем располагает человек — от техподдержки до ремонта машины или медицинской практики.

ПРОВЕРОЧНЫЙ ЛИСТ № 8 «ПО ПРОВЕРКЕ СОБЛЮДЕНИЯ ТРЕБОВАНИЙ ПО РЕГУЛИРОВАНИЮ ТРУДА НЕСОВЕРШЕННОЛЕТНИХ»

Если в организации трудятся несовершеннолетние работники, инспектор проверит, соблюдаются ли права несовершеннолетних, а именно:

• трудовые договоры с лицами, не достигшими 16 лет, заключены для легкого труда, не причиняющего вреда их здоровью (ст. 63 ТК РФ);

• работодатель имеет письменное согласие одного из родителей и письменное согласие (разрешение) органа опеки и попечительства на заключение трудового договора с лицом, не достигшим 15 лет (ст. 63 ТК РФ);

• трудовой договор от имени работника, не достигшего 14 лет, подписан родителем (ст. 63 ТК РФ);

• трудовой договор с лицом, не достигшим 14 лет, должен быть подписан одним из родителей с разрешения органа опеки и попечительства (часть четвертая ст. 63 ТК РФ) и т.д.

Чем отличается гайд от чек-листа и списка дел

Часто эти понятия — гайд, список дел (to do list) и чек-лист (checklist) — употребляются как синонимы, но это не совсем верно. Все эти инструменты помогают запоминать какие-то вещи и содержат рекомендации по выполнению задач, но на этом их сходство кончается.

Для наглядности рассмотрим to do list-примеры и примеры чек-листа. Допустим, вы хотите испечь торт. Составим список дел, гайд и чек-лист для данной задачи.

Список дел

Для выпечки торта нужно подготовить все ингредиенты и необходимое оборудование, прежде чем начинать процесс. Это — список дел. В него может войти список ингредиентов, которые нужно приобрести, или дело вроде «помыть миксер». Список дел не способствует постоянному совершенствованию процесса, он составляется по каждому конкретному случаю. Этот вид постановки задач носит более конкретный характер и помогает сосредоточиться на том, что нужно сделать прямо сейчас.

Гайд

Гайд является формулой из перечня действий, которые в итоге приведут к результату. В нашем случае — к торту. Например, это может быть задача по покупке ингредиентов, взбиванию блендером крема и по выпечке коржей в духовке при температуре 180 градусов. Если пропустить какое-либо действие из гайда, то результата, то есть торта — не получить.

Чек-лист 

В отличие от списка дел и гайда, чек-лист обычно содержит инструкции, как сделать то или иное дело. А также подробные шаги, которые нужно выполнить, чтобы сделать его хорошо. В случае с тортом, чек-лист — это пункты, которые нужно проверить, чтобы выпечка получилась идеальной.

Если пропустить какой-нибудь из пунктов чек-листа, то торт всё равно получится. Однако этот список поможет сделать его более вкусным.

То есть это проверочный список, который помогает делать что-то идеально и постоянно, выполнять задачи быстрее и эффективнее. Он гарантирует, что ни один важный шаг не будет пропущен, позволяя достигать высокого качества и уменьшать количество ошибок.

Чек-лист предлагает упорядоченный и систематический подход к задачам, позволяя плавно переходить от одного элемента к другому. Вы можете использовать его как часть любого процесса, чтобы гарантировать достижение цели.

10 преимуществ чек-листов

1. Организация.Чек-листы обеспечивают прямое выполнение основных задач и помогают людям стать более организованными, гарантируя, что ни одного этапа в процессе не пропущено. Даже если шаг очень простой, о нём всё равно можно забыть. Чек-лист позволяет избежать отвлекающих факторов, заставляя выполнять только те задачи, которые в нем указаны. Он помогает быстро и эффективно управлять различными элементами и планировать свои действия.
2. Мотивация.Чек-листы мотивируют действовать и выполнять задачи. Поскольку успешное выполнение чек-листа дает чувство удовлетворения, это становится хорошей привычкой — человек добивается большего благодаря положительным результатам.
3. Продуктивность.Имея чек-лист, вы можете выполнять повторяющиеся задачи быстрее, эффективнее и с меньшим количеством ошибок. Это дает больше времени в течение дня и гарантирует меньше авралов вроде «пятилетку за три дня». Вы работаете более продуктивно и делаете больше каждый день.
4. Креативность.Чек-листы позволяют справляться с повторяющимися задачами и использовать больше возможностей мозга для творческой деятельности — например при разработке сторителлинга. Поскольку чек-лист сокращает количество стресса и авралов, у вас будет больше времени для творчества, а также появится возможность мыслить более ясно.
5. Делегирование полномочий.Разбивая задачи на конкретные шаги, чек-листы дают больше уверенности при делегировании каких-то действий. Когда мы чувствуем уверенность в том, что задачи будут выполняться правильно, мы делегируем больше и становимся значительно более продуктивными. К тому же, чек-листы предотвращают проявление ненужной инициативы.
6. Экономия времени.Простое и упорядоченное описание нужных шагов упрощает их выполнение и приводит к сокращению количества ошибок. Это помогает избежать бесполезной траты времени на устранение проблем и на определение того, что делать дальше. Чек-лист сам подсказывает, что делать дальше, и упорядочивает тайм-менеджмент.
7. Предотвращение фатальных ошибок.Чек-листы могут буквально спасать жизни. Когда авиакорпус армии США представил бомбардировщик B-17, опытный летчик разбил самолет во время второго демонстрационного полета. После этой трагедии армия потребовала, чтобы пилоты использовали специальный чек-лист перед взлетом. Тот же тип используется сегодня и помогает избежать сбоев.
8. Совершенствование бизнес-процессов.Чек-листы обеспечивают дисциплину и последовательность. В зависимости от типа бизнеса, многое может зависеть от правильного завершения процесса. Например, гарантия лучшего обслуживания, которая обеспечивается стандартизованной процедурой чек-листа, — это то, что увеличивает ценность бренда. Использование чек-листов также гарантирует, что никто ничего не забудет. Если менеджеры компании делают что-то снова и снова, и вы хотите, чтобы они делали это правильно, — используйте чек-лист.
9. Получение отчётности.Чек-листы могут использоваться для получения данных, построения графиков, гистограмм или диаграмм. Это может понадобиться для управления развитием какой-то функции или деятельности, или для отчётов о состоянии дел. Использование чек-листов также поможет создать цифровой архив данных вместо бумажных гор размером с Эверест.
10. Геймификация бизнеса.Есть что-то иррациональное в том, что людям нравится отмечать пункты из списка как сделанные. Но это так — исследования показали, что использование чек-листов повышает вероятность 100% выполнения задач. Это хорошо согласуется с новыми теориями геймификации бизнеса.

Как держать размер чек-листа под контролем?

В процессе создания чек-листа вы будете затрагивать все больше и больше групп вопросов и вам захочется добавлять новые аспекты. Чтобы ваш чек-лист не превратился в произведение в трех томах, убедитесь, что информация содержащаяся в чек-листе действительно полезна и востребована для запуска проекта.В книге SRE book by Google имеется два критерия, которые помогают понять, следует ли добавлять новый элемент в список:

1. Добавление каждого элемента должна быть обоснована, в идеале, предыдущими проблемами при запуске продукта.

2. Каждая инструкция должна быть конкретной, практичной и разумной с точки зрения реализации разработчиками.

Как сделать чек-лист при помощи программных инструментов

Цифровые решения не просто записывают нужные шаги, но и расставляют приоритеты для повседневных задач, оптимизируют операции. Вместо груды документов и рядов папок всё необходимое для эффективного ведения бизнеса находится прямо под рукой.

Повседневные операции являются ключевым аспектом ведения любого бизнеса. Списки дел для проверки и отчёты используются для уменьшения количества проблем в повседневной деятельности, сокращения времени отклика и улучшения контроля. К тому же, единая платформа позволяет легко стандартизировать бизнес, контролировать выполнение задач и даже повышать эффективность.

Это лишь некоторые из преимуществ, которые предлагает программное обеспечение для создания чек-листов.

Что еще позволяют делать такого рода программы?

• Собирать актуальную информацию и создавать список дел на ее основе.
• Отображать задачи или проект в режиме реального времени.
• Отправлять напоминания о задачах.
• Обеспечивать командное взаимодействие.
• Просматривать и отслеживать ежедневные задачи.
• Добавлять фотографии, видео, электронную подпись, а также GPS-метки для дополнительной информации.
• Отслеживать ход выполнения задач и проектов.

Для создания электронных чек-листов существует бесчисленное множество приложений. Поэтому, прежде чем принимать окончательное решение, определитесь с теми задачами, которые вы планируете решать с помощью такого ПО. 

Задайте себе следующие вопросы:

Как составить чек-лист для оптимизатора

Рассмотрим пример составления долгосрочного чек листа для проверки сайта на SEO-эффективность.

Технические моменты

• Выполнен поиск копий сайта (как вариант – «Найдены копии сайта» ).
• Установлено главное зеркала (с www или без него).
• Прописаны директивы в robots.txt. (главное зеркало, карта ссылок, запреты индексации и тп).
• Настроена 404 страницы.
• Найдены «битые» ссылки.
• Проверен код на валидность.
• Проверен CSS на наличие ошибок.
• Оценена скорость загрузки сайта.
• Изучено поведения веб-проекта в разных браузерах и в различных разрешениях экрана и на мобильных устройствах.
• Разработаны карты ссылок xml.
• Размещена фавиконки.
• Установлен атрибут rel=canonical в теге link на дублирующих страницах.
• Созданы ЧПУ.
• Разработана микроразметка.
• Проверена микроразметки на валидность (в Яндекс Вебмастере).
• Установлена навигационная строка на всех страницах веб-ресурса.
• Выполнена проверка на уязвимость.

Содержание и продвижение

1. Проверены тексты на уникальность.
2. Проверено форматирование контента, наличие заголовков, списков.
3. Выполнен анализ уникальности Title и Description на каждой странице.
4. Установлен регион сайта в Вебмастерах.
5. Регистрация веб-проекта Справочнике Яндекса и в Мой Бизнес Google.
6. Проверены изображения на наличие alt.
7. Закрыты «лишние» ссылки от индексации.
8. Установлены счетчики сбора статистики.

Конечно, это не полный список, а лишь пример краткого чек-листа. Если при проверке вы поставили плюсы напротив каждого пункта, и у вас не возникли дополнительные вопросы – можно считать, что тестирование пройдено. Как правило, на вопросы в чек-листе отвечают не один раз, и обращаются к нему повторно после всех необходимых доработок на сайте.

Как запустить свою первую таргетинговую рекламу

Сделать это можно без привлечения специалиста и вложив минимум 100 руб.

Рассмотрим запуск РК в социальной сети ВКонтакте.

1. Подберите подходящее изображение для рекламного блока.
2. Придумайте привлекательный текст, который побудит пользователя перейти в группу или на сайт.
3. Определите целевую аудиторию: пол, возраст, место проживания, семейное положение, увлечения, интересы, сообщества и группы на которые подписан и т. д.

Каждый этап стоит рассмотреть подробно.

Подбор картинки

Изображение должно привлекать внимание. Это может быть логотип или фото человека, который известен целевой аудитории и рекламирует какую-то услугу, товар или тренинг

Нельзя использовать непристойные или провоцирующие изображения: сексуального характера, оскорбляющие чувства верующих, пропагандирующие терроризм, экстремизм и т. п.

Подбирать картинки надо в зависимости от продукта, услуги и уделяя внимание портрету целевой аудитории. А также стоит помнить об авторских правах — нельзя использовать фото других людей или знаменитостей

Заголовок

Он должен быть лаконичным, привлекающим внимание и побуждающим перейти в группу или на сайт. При создании заголовка стоит помнить, что он не должен:

При создании заголовка стоит помнить, что он не должен:

• вводить пользователей в заблуждение;
• быть написан через Caps Look;
• содержать жаргонизмы, нецензурные слова и выражения.

Выборка целевой аудитории

При выборе пользователей, которым будет показываться реклама, надо учитывать следующие показатели.

• Пол и возраст
• Геолокация
• Увлечения и хобби
• Место работы или учебы
• Семейное положение
• Количество детей
• и т. д.

Также можно выбрать и внести в настройки тематические сообщества или группы конкурентов, в которых состоят потенциальные клиенты. Можно и наоборот — добавить в список группы, участникам которых реклама не будет показываться.

«Нужно сразу понять, что с первого раза не всегда получается попасть в нужную ЦА. Поэтому не стоит пренебрегать тестированием, которое в итоге поможет создать эффективную РК.»

Выполнив этот минимальный набор действий можно запустить свою первую таргетинговую рекламу. В интернете есть дополнительные программы и сервисы, которые помогут сделать РК еще эффективнее: например, максимально точно отберут подходящую ЦА.

Оформление (требования к составлению) чек-листов

Определить тип чек-листа.
Желательно использовать 3 колонки. В первой — порядковый номер, во второй — формулировка задачи, в третьей — отметка о выполнении либо статусе проверки. Если порядок пунктов не важен, то порядковый номер можно не писать
Один пункт должен включать в себя одно простое действие.
Каждый пункт формулируется лаконично, в 2-3 слова.
В один чек-лист оптимально включать от 5 до 20 пунктов. Если требуется больше, то лучше разбить процесс на этапы и для каждого этапа разработать отдельный чек-лист.
Размещать чек-лист лучше всего на одном листе или на одном экране компьютера, планшета или смартфона без необходимости прокрутки.
Пункты должны быть расположены в логичной последовательности.
Можно устанавливать временные рамки для выполнения отдельных пунктов или их групп.
Нет необходимости стараться указать абсолютно всё

Достаточно включать самое важное, что непосредственно влияет на достижение результата или его качество.
При оформлении желательно использовать не более двух цветов
Для выделения текста и расстановки акцентов лучше использовать заглавные и курсивные буквы, а не разные цвета, чтобы пёстрое оформление не отвлекало внимание.